Time blocking: la técnica de gestión para ganar productividad
¿Tienes que gestionar varios proyectos y necesitas organizar tu tiempo? Hoy te contamos todo lo que necesitas saber sobre el time blocking. Sigue leyendo y descubre las ventajas de esta técnica y los pasos para implementarla.
¿Qué es el time blocking y cuál es su objetivo?
El time blocking es una técnica de gestión del tiempo que consiste en dividir el calendario en bloques de tiempo, agrupando tareas similares o que tengan alguna relación entre sí. Algunos ejemplos podrían ser: responder correos electrónicos, asistir a reuniones con el equipo de trabajo y organizar proyectos en curso. Vale destacar que la agrupación de tareas permite reducir la cantidad de tiempo que dedicas a tareas aisladas, porque te ahorras el tiempo que pierdes al volver una y otra vez a lo mismo.
El objetivo principal es generar un tiempo exclusivo para una serie de tareas y centrarse de manera efectiva en el trabajo de alto impacto.
¿Time blocking o timeboxing?
El time blocking es una técnica bastante parecida al timeboxing. La diferencia entre ellas radica en que en la primera bloqueas espacios para realizar varias tareas similares o relacionadas de alguna forma, en tanto que, en la segunda, cada bloque de tiempo es para una sola tarea.
Principales ventajas de esta técnica
- Permite que te concentres en una tarea en particular, eliminando las distracciones.
- Te ayuda a gestionar mejor el tiempo que le dedicas a cada tipo de tarea.
- Propicia una mejor organización. Consigues priorizar las tareas que más alto impacto representan para tus objetivos.
- Te ayuda a eliminar las sobrecargas de trabajo. Evita que excedas el tiempo de dedicación a las tareas.
Pasos para implementar esta técnica
- Identificar y priorizar las tareas individuales que tienes que realizar en el día o en la semana.
- Determinar las horas de mayor productividad para las tareas más importantes o complejas.
- Agrupar tareas similares que están generalmente dispersas (por ejemplo, las reuniones*).
- Reservar un espacio para las tareas personales y de ocio o descanso.
- Programar los bloques de tiempo teniendo en cuenta los pasos anteriores.
- Dejar espacios para los imprevistos, ya sea en un bloque o en espacios intermedios, pero cuando estés en medio de una actividad importante, trata de usar el modo no molestar para aprovechar el tiempo al máximo.
(*) En lugar de tener reuniones dispersas a lo largo del día, intenta programar un bloque de tiempo para todas ellas, de modo que estén una a continuación de la otra, con algunos descansos entre medio para poder recargar energías.
Antes de terminar, nos gustaría confirmarte que es posible complementar la técnica time blocking con el principio de Pareto. Ambas son estrategias clave para optimizar el tiempo y ganar productividad.
