Gestión de Proyectos – MyTaskPanel Agile | Software de gestión de proyectos ágiles https://agile.mytaskpanel.com Gestiona proyectos en metodologías ágiles de la forma más simple y práctica Sin funcionalidades innecesarias, pero con la potencia para manejar tus proyectos Scrum o Kanban más exigentes Thu, 15 Dec 2022 09:17:53 +0000 es hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.6.2 https://agile.mytaskpanel.com/wp-content/uploads/2021/02/android-icon-48x48-1.png Gestión de Proyectos – MyTaskPanel Agile | Software de gestión de proyectos ágiles https://agile.mytaskpanel.com 32 32 Gestionar el tiempo con timeboxing: beneficios, pasos y consejos https://agile.mytaskpanel.com/gestionar-el-tiempo-con-timeboxing/ https://agile.mytaskpanel.com/gestionar-el-tiempo-con-timeboxing/#respond Thu, 15 Dec 2022 09:15:23 +0000 https://agile.mytaskpanel.com/?p=5115 Gestionar el tiempo con timeboxing: beneficios, pasos y consejos ¿Necesitas organizar tu tiempo y aumentar al máximo la productividad? En esta oportunidad, te contamos todo…

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Gestionar el tiempo con timeboxing: beneficios, pasos y consejos

gestionar el tiempo con timeboxing

¿Necesitas organizar tu tiempo y aumentar al máximo la productividad? En esta oportunidad, te contamos todo lo que deberías saber para gestionar el tiempo con timeboxing. Aprende cómo implementar esta técnica y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es el timeboxing?

El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo que puede ayudarte a aumentar la productividad y evitar la procrastinación. Consiste en definir de antemano el tiempo que vas a dedicar a una tarea antes de empezar a trabajar, y en respetar ese límite de tiempo fijando un bloque.

A pesar de que el timeboxing y el time blocking son técnicas bastante similares, tienen una diferencia importante que ya te hemos contado aquí.

Beneficios del timeboxing

  • Trabajar de forma más consciente. 
  • Evitar realizar varias tareas al mismo tiempo.
  • Aumentar la motivación gracias a la gestión del tiempo por objetivos.
  • Establecer un cronograma de trabajo predecible.
  • Evitar alargar el tiempo que se dedicará a cada tarea.

Pasos para emplear la técnica de timeboxing

  1. Haz una lista de tus tareas más importantes y prioriza aquello que tienes que hacer durante el día o la semana. Para ello, puedes focalizar en los objetivos a corto y medio plazo y preguntarte cómo puedes facilitar su consecución.
  2. Estima el tiempo que te tomará realizar cada tarea. Al comienzo te costará trabajo calcular los tiempos reales, pero a medida que uses la técnica con más frecuencia, tu estimación irá mejorando. 
  3. Divide el trabajo en bloques de tiempo ininterrumpidos y agrégalos a tu calendario. Es importante definir límites sobre el tiempo que se va a dedicar a cada tarea concreta. Para bloques de tiempo personales o de equipo, fija también un tiempo determinado.
  4. Respeta los tiempos establecidos. Si decides que cada bloque durará una hora y media, termina de trabajar transcurrido ese tiempo.

Consejos para usar la técnica de timeboxing

  1. Prioriza los bloques de tiempo establecidos.
  2. Visualiza tu tiempo disponible para saber el límite que tienes para cada tarea.
  3. Desactiva las notificaciones o programa el modo “No molestar”.
  4. Tómate descansos entre bloques de tiempo.
  5. Guarda y organiza tu trabajo en una herramienta de gestión.
  6. Agrupa las tareas similares para crear bloques eficaces.
  7. Evita las distracciones durante los bloque de tiempo, para mantener la concentración.

Antes de finalizar, te aseguramos que gestionar el tiempo con timeboxing puede ser una excelente técnica para incrementar la productividad y trabajar de manera más consciente. Recuerda que puedes combinarla con otras estrategias, como el método Ivy Lee, una buena técnica de gestión del tiempo.

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Gestión de cambios: importancia, pasos y ejemplos https://agile.mytaskpanel.com/gestion-de-cambios-importancia-pasos-ejemplos/ https://agile.mytaskpanel.com/gestion-de-cambios-importancia-pasos-ejemplos/#respond Tue, 08 Nov 2022 12:43:34 +0000 https://agile.mytaskpanel.com/?p=5092 Gestión de cambios: importancia, pasos y ejemplos Porque todo cambio trae incertidumbre y a veces hasta miedo, es normal que aparezca la famosa resistencia a…

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Gestión de cambios: importancia, pasos y ejemplos

gestión de cambios

Porque todo cambio trae incertidumbre y a veces hasta miedo, es normal que aparezca la famosa resistencia a él. En esta oportunidad, te contamos cómo realizar una gestión de cambios efectiva.

¿Cuándo es necesaria una buena gestión de cambios?

Una buena gestión de cambios es clave cuando se quiere implementar cambios profundos, radicales o que afectan a muchas personas. Será necesario gestionar dichos cambios de forma adecuada para no provocar caos, confusión, resistencia o desaceleración en los procesos empresariales asociados a estos cambios. 

El objetivo de la gestión de cambios es, en pocas palabras, reducir el impacto negativo del cambio (siempre habrá un mínimo porcentaje) y lograr una implementación exitosa.

Modelos de gestión de cambios más utilizados

En todos los modelos que nombramos a continuación debería existir un grupo de gestión de cambios a cargo. Es fundamental que los cambios estén apoyados por la máxima directiva del área que vaya a sufrir dichas modificaciones.

1. Lewin

Se divide en tres grandes etapas:

  • Descongelamiento: el foco debe estar en preparar al equipo y convencerlo de lo positivo del cambio para que lo asuman como algo necesario. Como líder, deberías desempeñar un papel transformador e incentivar la acción entre los integrantes del equipo.
  • Cambio: se enfoca en ayudar a los miembros del equipo a adaptarse al cambio durante el proceso de implementación. Es importante capacitarlos, colaborar para que se sientan cómodos con la nueva realidad. Esta etapa requiere la readaptación de todos los miembros del equipo a una nueva dinámica de trabajo. 
  • Congelamiento: el cambio ya implementado debe transformarse en el nuevo estándar. Ya se debe haber adoptado la nueva dinámica de trabajo y debe existir un punto de estabilidad.

2. ADKAR

Cada letra del nombre presenta una fase del modelo:

  • Awareness (conciencia): trabajar para que se tome conciencia sobre la necesidad del cambio, manteniendo informados a los trabajadores y entregándoles retroalimentación de forma constante.
  • Desire (deseo): conseguir que aparezca el deseo de ser parte y apoyar el cambio, mediante incentivos.
  • Knowledge (conocimiento): transmitir el conocimiento sobre lo necesario para lograr un cambio exitoso. Ofrece formación y mentorías.
  • Ability (habilidad): tener la habilidad para implementar el cambio. Brinda herramientas, plataformas e insumos necesarios para que suceda la transformación. 
  • Reinforcement (consolidación): consolidar el cambio con una perspectiva a largo plazo. Reconoce los logros, monitorea de manera constante y evalúa con el fin de impulsar al equipo.
gestión de cambios

3. Leading Change (Modelo de Kotter)

Está constituido por varias etapas más cortas que en los modelos anteriores:

  • Crear un sentido de urgencia para destacar la importancia del cambio, que es necesario y que hay que implementarlo.
  • Formar una coalición poderosa para liderar el cambio, un equipo que sea parte de él.
  • Crear una visión que respalde el cambio, una visión que sea imaginable, deseable, realizable, flexible y comunicable.
  • Comunicar la visión con claridad, mediante promotores del cambio (los mismos miembros involucrados). 
  • Eliminar los obstáculos que pudieran surgir. 
  • Lograr victorias en el corto plazo para incentivar con resultados y mantener la motivación. 
  • Seguir adelante con el cambio en forma implacable hasta conseguir la visión.
  • Anclar los cambios en la cultura corporativa para sustituir los viejos hábitos y convertir lo nuevo en el estándar, parte del día a día.

En suma, te recomendamos que tengas en cuenta alguno de estos modelos para conseguir una buena gestión de cambios. Recuerda que saber gestionar dichos cambios es clave cuando estos son más grandes y radicales, e involucran a un grupo más numeroso de integrantes de la empresa.

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Cómo ganar productividad con el método Ivy Lee https://agile.mytaskpanel.com/productividad-metodo-ivy-lee/ https://agile.mytaskpanel.com/productividad-metodo-ivy-lee/#respond Thu, 06 Oct 2022 12:08:29 +0000 https://agile.mytaskpanel.com/?p=5076 Cómo tener mayor productividad con el método Ivy Lee ¿Tienes que llevar adelante muchas tareas y necesitas encontrar una forma sencilla de organizarte? En esta…

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Cómo tener mayor productividad con el método Ivy Lee

método Ivy Lee

¿Tienes que llevar adelante muchas tareas y necesitas encontrar una forma sencilla de organizarte? En esta oportunidad, te contamos todo acerca del método Ivy Lee. Sigue leyendo y conoce los pasos para ganar la productividad tan deseada.

¿Qué es el método Ivy Lee? Beneficios y origen

El método Ivy Lee se trata de una técnica de gestión del tiempo, muy fácil de implementar: es simple y efectiva, porque solo necesitas lápiz y papel. Sus principales beneficios son: reducir el estrés de tomar decisiones, ahorrar tiempo y priorizar los objetivos.

A principios del siglo XX, el empresario Charles Schwab, presidente de una de las empresas siderúrgicas más grandes del mundo, contrató al consultor Irving Lee. Su intención era mejorar la organización de su tiempo para bajar el ritmo de trabajo. El consultor le enseñó un método eficaz en muy poco tiempo. Más tarde, aquella técnica empezó a conocerse como el método Ivy Lee.

Pasos para implementar este método

  1. Comienza con una lista: al final del día de trabajo, emplea algunos minutos para escribir las seis tareas más importantes para el día siguiente. Nunca deberías apuntar más de seis.
  2. Organiza todas las tareas de la lista en orden de prioridad: piensa y define cuál es la tarea más importante. 
  3. Inicia el nuevo día con la tarea que esté en la primera posición. Evita revisar el correo y recurrir a la multitarea. Debes concentrarte solo en la primera tarea, trabajar hasta lograrla y luego enfocarte en la segunda.
  4. Verifica las prioridades. Si aparece una tarea que resulta ser urgente, añádela en tu lista y retrasa una de las otras tareas para la jornada siguiente.
  5. Continúa con la lista hasta que esté terminada o hasta que hayas finalizado tu horario de trabajo. Después de cada tarea, tómate un pequeño descanso.
  6. Escribe una nueva lista. Al acabar la jornada laboral, el proceso empieza otra vez. Te tomas unos minutos para apuntar las tareas más importantes del día siguiente o anotar las tareas que no pudiste completar ese día. Repite el proceso todos los días.

Consejos generales

  • Evita revisar los correos electrónicos a primera hora de la mañana, lo más importante es que te concentres en la tarea que esté al inicio de la lista.
  • Olvídate de mirar el móvil mientras estés trabajando en las seis tareas de la lista. Espera a los descansos para ver mensajes y notificaciones
  • Sigue la lista en orden, esto es clave. Al final del día, si queda alguna tarea pendiente, puedes moverla a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente. 
  • Evita trabajar hasta el punto de agotamiento. Es mejor hacer una pausa de vez en cuando para despejar la mente y recargar energías.

En fin, el método Ivy Lee podría ser una técnica fundamental para que consigas optimizar tu tiempo. Recuerda que siempre es posible combinar los métodos de gestión del tiempo; intenta por ejemplo utilizar el método Ivy Lee con el time blocking. Puedes empezar a implementar esta técnica usando MyTaskPanel.

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Time blocking: la técnica de gestión para ganar productividad https://agile.mytaskpanel.com/time-blocking-tecnica-para-ganar-productividad/ https://agile.mytaskpanel.com/time-blocking-tecnica-para-ganar-productividad/#respond Wed, 07 Sep 2022 08:34:33 +0000 https://agile.mytaskpanel.com/?p=5060 Time blocking: la técnica de gestión para ganar productividad ¿Tienes que gestionar varios proyectos y necesitas organizar tu tiempo? Hoy te contamos todo lo que…

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Time blocking: la técnica de gestión para ganar productividad

time blocking técnica

¿Tienes que gestionar varios proyectos y necesitas organizar tu tiempo? Hoy te contamos todo lo que necesitas saber sobre el time blocking. Sigue leyendo y descubre las ventajas de esta técnica y los pasos para implementarla.

¿Qué es el time blocking y cuál es su objetivo?

El time blocking es una técnica de gestión del tiempo que consiste en dividir el calendario en bloques de tiempo, agrupando tareas similares o que tengan alguna relación entre sí. Algunos ejemplos podrían ser: responder correos electrónicos, asistir a reuniones con el equipo de trabajo y organizar proyectos en curso. Vale destacar que la agrupación de tareas permite reducir la cantidad de tiempo que dedicas a tareas aisladas, porque te ahorras el tiempo que pierdes al volver una y otra vez a lo mismo.

El objetivo principal es generar un tiempo exclusivo para una serie de tareas y centrarse de manera efectiva en el trabajo de alto impacto.

¿Time blocking o timeboxing?

El time blocking es una técnica bastante parecida al timeboxing. La diferencia entre ellas radica en que en la primera bloqueas espacios para realizar varias tareas similares o relacionadas de alguna forma, en tanto que, en la segunda, cada bloque de tiempo es para una sola tarea.

Principales ventajas de esta técnica

  • Permite que te concentres en una tarea en particular, eliminando las distracciones. 
  • Te ayuda a gestionar mejor el tiempo que le dedicas a cada tipo de tarea.
  • Propicia una mejor organización. Consigues priorizar las tareas que más alto impacto representan para tus objetivos.
  • Te ayuda a eliminar las sobrecargas de trabajo. Evita que excedas el tiempo de dedicación a las tareas.

Pasos para implementar esta técnica

  1. Identificar y priorizar las tareas individuales que tienes que realizar en el día o en la semana.
  2. Determinar las horas de mayor productividad para las tareas más importantes o complejas. 
  3. Agrupar tareas similares que están generalmente dispersas (por ejemplo, las reuniones*).
  4. Reservar un espacio para las tareas personales y de ocio o descanso. 
  5. Programar los bloques de tiempo teniendo en cuenta los pasos anteriores.
  6. Dejar espacios para los imprevistos, ya sea en un bloque o en espacios intermedios, pero cuando estés en medio de una actividad importante, trata de usar el modo no molestar para aprovechar el tiempo al máximo.

(*) En lugar de tener reuniones dispersas a lo largo del día, intenta programar un bloque de tiempo para todas ellas, de modo que estén una a continuación de la otra, con algunos descansos entre medio para poder recargar energías.

Antes de terminar, nos gustaría confirmarte que es posible complementar la técnica time blocking con el principio de Pareto. Ambas son estrategias clave para optimizar el tiempo y ganar productividad.

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Gestión de riesgos: cómo aplicarla a un proyecto https://agile.mytaskpanel.com/gestion-de-riesgos-pasos/ https://agile.mytaskpanel.com/gestion-de-riesgos-pasos/#respond Fri, 05 Aug 2022 10:08:23 +0000 https://45-56-117-248.ip.linodeusercontent.com/?p=4917 Gestión de riesgos: cómo aplicarla a un proyecto Todo proyecto es susceptible de riesgos, en especial en la etapa de planificación. Por eso, en esta…

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Gestión de riesgos: cómo aplicarla a un proyecto

gestión de riesgos

Todo proyecto es susceptible de riesgos, en especial en la etapa de planificación. Por eso, en esta oportunidad, te hablamos acerca de la gestión de riesgos. Conoce el paso a paso para llevar a cabo una buena gestión de riesgos.

¿A qué llamamos gestión de riesgos?

La gestión de riesgos es una estrategia proactiva para anticiparse a los posibles riesgos de desvío de un proyecto. Si bien pueden surgir imprevistos fuera de la planificación, serán los menos si se realiza una buena gestión de riesgos.

En pocas palabras, un riesgo en un proyecto es todo aquello que pueda afectar a su éxito, ya sea en la planificación, el presupuesto, la calidad, el performance, la seguridad, los features, etc. 

La mejor estrategia consiste en ser proactivo, anticiparse a situaciones inesperadas y crear un plan de acción para volver a encauzar el proyecto.

4 pasos para realizar una buena gestión de riesgos

1. Identificar los riesgos potenciales

Crea una lista: incluye todos los riesgos posibles identificados, sin importar la gravedad de cada uno. Intenta no olvidarte de ninguno. Cuenta con la opinión y las sugerencias de todos los involucrados en el proyecto.

2. Analizar los riesgos

Para priorizarlos, es recomendable medir la probabilidad de que ocurran y el impacto en el proyecto si llegan a ocurrir. Te sugerimos evitar porcentajes imprecisos, es mejor utilizar las categorías ALTA-MEDIA-BAJA y los indicadores ALTO-MEDIO-BAJO para calcular el impacto. Al final, tendrás una tabla con cuatro columnas:

  • ID del riesgo
  • Descripción detallada del riesgo
  • Probabilidad de ocurrencia
  • Impacto en el proyecto
3. Elaborar un plan de acción

Antes que nada, tienes que decidir cuáles son los riesgos que elegirás para elaborar un plan de acción. Dicho plan será una respuesta consistente en acciones por tomar en caso de producirse el riesgo. Para esto, tendrás que crear otra tabla con:

  • Factores desencadenantes: ID de los riesgos relacionados a este plan de acción.
  • Análisis del impacto para que se entienda a la perfección la situación actual en caso de ocurrencia. 
  • Responsable de la supervisión de las acciones por realizar.
  • Lista detallada de las acciones que hay que ejecutar para encauzar de nuevo el proyecto, sin permitir lugar a dudas.

Cabe destacar que varios riesgos diferentes podrían asociarse a un mismo plan de acción de respuesta. También, es bueno aclarar que tal vez no sea necesario preparar un plan de acción para riesgos de muy bajo impacto y baja probabilidad de ocurrencia. Esto quedaría a criterio de cada líder de proyecto. Si la probabilidad de ocurrencia es muy alta, pero el impacto es medio o bajo, evalúa cada caso.

Seguramente tendrás que elaborar un plan de acción para los riesgos de:

  • Impacto alto, sin importar la probabilidad de ocurrencia.
  • Impacto medio y probabilidad de ocurrencia alta o media.

Para terminar, te recomendamos definir con claridad dónde vas a guardar el plan de acción. Siempre es aconsejable guardarlo en diferentes sitios y formatos.

4. Monitorear

Debes verificar de forma constante que los riesgos identificados no se produzcan. Analiza, además, si la situación no ha cambiado, dando lugar a nuevos riesgos que deberías agregar al plan de gestión.

Monitorea la lista de riesgos y analiza si ha variado. Revisa si no ha cambiado el impacto del riesgo, la probabilidad de ocurrencia, o si existen nuevos ítems que tienes que considerar.

En conclusión, siempre que manejes proyectos, recuerda la importancia de realizar una buena gestión de riesgos. Prevenir y resolver son acciones clave para gestionar proyectos de manera exitosa.

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Gestión de equipos: definición y consejos para desarrollar esta habilidad https://agile.mytaskpanel.com/gestion-de-equipos-consejos/ https://agile.mytaskpanel.com/gestion-de-equipos-consejos/#respond Wed, 20 Jul 2022 13:14:14 +0000 https://45-56-117-248.ip.linodeusercontent.com/?p=4897 Gestión de equipos: definición y consejos para desarrollar esta habilidad ¿Eres el líder de un equipo que gestiona varios proyectos? Hoy compartimos lo que deberías…

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Gestión de equipos: definición y consejos para desarrollar esta habilidad

gestión de equipos

¿Eres el líder de un equipo que gestiona varios proyectos? Hoy compartimos lo que deberías saber acerca de una habilidad fundamental para conseguir el éxito: la gestión de equipos. Descubre cómo alcanzarla con la siguiente lista de consejos.

¿Qué es la gestión de equipos y cómo sacarle partido?

La gestión de equipos es una soft skill (o habilidad blanda) de un líder, que consiste en la capacidad para organizar y coordinar a los miembros de un equipo para ejecutar tareas en función de un objetivo común.

La clave para una gestión efectiva es enfocarse en las personas, los miembros del equipo, ya que este último será tan bueno como los miembros que lo componen. Por eso, siempre es importante tratar de que todos den lo mejor de sí mismos.

En pocas palabras, esta habilidad requiere el perfeccionamiento de muchas otras, a saber: liderazgo eficiente, empatía e inteligencia emocional, escucha activa, buena comunicación, resolución de conflictos, negociación y delegación.

7 tips para lograr una buena gestión de equipos

1. Transparencia

Acostúmbrate a ser transparente: no ocultes información al equipo, transmite siempre la verdad, de forma completa y específica. Todos tienen que entender el objetivo que hay que lograr y el estado actual de la situación. Recuerda comunicar las tareas con toda la información con la que dispongas para que el equipo pueda trabajar libremente y tomar buenas decisiones.

2. Comunicación

Una comunicación eficaz entre todos los miembros del equipo es clave para el éxito, más aún si los  miembros del equipo están en diferentes locaciones y con distinto huso horario. Cuando incluyas un nuevo integrante al equipo, cuida la forma de comunicar (respeto y amabilidad ante todo), y evita así posibles rispideces. Con el tiempo, a medida que el equipo se conozca, la comunicación se volverá más fluida y cotidiana.

3. Feedback continuo

Escuchar activamente a cada miembro y ofrecer opiniones, consejos y críticas constructivas es un factor clave para el funcionamiento del equipo y el crecimiento profesional de cada integrante. El feedback debería ser siempre con un enfoque constructivo: si, por ejemplo, hubo un error, revisar por qué ocurrió y qué se puede hacer para que no vuelva a suceder.

4. Confianza

Demuestra confianza en tu equipo y predica con el ejemplo (en la comunicación, el trato, las actitudes, el compromiso, etc.). Debes darle el espacio necesario para que tomen la iniciativa, sino el equipo no será autónomo y dependerá demasiado de su líder para cada decisión que tenga que tomar.

5. Equilibrio

Evita ejercer demasiada presión: podría llevar al agotamiento del equipo y a una situación muy difícil de remontar. Busca balancear la carga de trabajo para que se realice un empleo eficiente del tiempo, pero sin llegar al agotamiento. No pidas imposibles, lo ideal es asignar tiempos razonables y mantener un equilibrio entre el relax y la presión de trabajo. Sería interesante, además, utilizar alguna herramienta para gestionar los tiempos y medir las cargas de trabajo.

6. Conocimiento del equipo

Existen muchos estilos de personalidades, y seguramente varios de ellos conforman tu equipo. Procura identificarlos, conocer sus expectativas, sus preocupaciones y sus anhelos. Esto te dirá cómo debes dirigirte y qué esperar de cada miembro del equipo. Conoce a cada integrante e involúcrate para saber bien qué es lo que está buscando tanto en lo personal como en lo profesional.

7. Motivación

Establece pautas claras que motiven al equipo. Siempre es mejor la motivación intrínseca (relacionada con el crecimiento personal, la satisfacción de realizar tareas que te gustan) que la extrínseca (recompensas en dinero o especies), aunque las dos son útiles en diferentes circunstancias.

Esperamos que esta lista de consejos te ayude a desarrollar la habilidad de gestión de equipos. Escuchar, saber comunicar y hallar un balance en el trabajo son algunas claves para conseguir un equipo motivado y eficiente. Recuerda que, además, una buena herramienta de gestión podría ayudarte.

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Cómo delegar tareas de forma eficaz https://agile.mytaskpanel.com/delegar-tareas-claves-consejos/ https://agile.mytaskpanel.com/delegar-tareas-claves-consejos/#respond Tue, 05 Jul 2022 11:23:02 +0000 https://45-56-117-248.ip.linodeusercontent.com/?p=4879 Cómo delegar tareas de forma eficaz Cuando empiezas con una empresa o un nuevo proyecto, lo más común es encargarte de todo. Pero, a medida…

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Cómo delegar tareas de forma eficaz

delegar tareas

Cuando empiezas con una empresa o un nuevo proyecto, lo más común es encargarte de todo. Pero, a medida que el negocio y los proyectos van en aumento, delegar se vuelve una necesidad insoslayable si quieres seguir creciendo. En esta nota, te contamos lo que tienes que saber para delegar tareas de forma eficaz.

¿Qué significa delegar y cuáles son las claves para hacerlo bien?

Delegar implica encomendar una tarea de una persona a otra. Significa ceder la responsabilidad de ejecutar una tarea (o una serie de tareas) a otra persona.

Esto permite que tú, como responsable principal, te enfoques en aquellas tareas que son de alto impacto estratégico para tus objetivos y, a su vez, des la oportunidad de crecimiento a otros miembros. Delegar es considerada una de las cualidades más importantes de un buen líder.

La clave está en decidir no solo a quién delegar y cómo realizarlo, sino en elegir de manera correcta qué tareas delegar y cuáles no. Recuerda que no es lo mismo «delegar» que «relegar». Lo segundo es «dejar de lado»; un gravísimo error, porque te olvidas tanto de la ejecución como del control y no puedes ver si llegarás al objetivo pretendido.

Otra equivocación bastante común es delegar el control, la supervisión del resultado. Esto es equivalente a perder de vista la situación, muchas veces, con consecuencias muy poco deseadas. No significa que tú debas tomar las decisiones, sino que te ocupes de controlar los resultados alcanzados.

7 tips para delegar eficazmente

1. Desestima los motivos por los que tienes (o puedes tener) miedo a delegar: ego propio, seguridad en el puesto, insuficiente capacidad del equipo, falta de tiempo, culpa por cargar con trabajo a otro miembro.

2. Determina qué tareas son realmente delegables. Necesitas tener en cuenta: las tareas estratégicas, las tareas operativas, la complejidad de la tarea, el conocimiento del equipo, los deadlines, las prioridades y el interés demostrado por los integrantes del equipo.

3. Conoce bien a tu equipo: cuáles son sus capacidades, habilidades y limitaciones. Es importante que sepas bien aquello que puede asumir y aquello que no puede. Evita considerar lo segundo como una limitación fija y pregúntate qué necesita para conseguirlo y qué puedes hacer por él. 

4. Transmite toda la información necesaria para que el equipo o la persona responsable pueda realizar el trabajo delegado. Caso contrario, es poco probable que pueda realizar las tareas de la forma deseada y obtener los resultados previstos.

5. Confía en aquellos en quienes delegas. Si no les permites decidir, además de ejecutar, no estás delegando la responsabilidad de la tarea, sino solo su ejecución. Debes dejar el espacio de acción necesario, pero tienes que verificar el resultado alcanzado.

6. Céntrate en los resultados. No pretendas que los demás trabajen como tú, ni que tomen las mismas decisiones y obtengan los mismos resultados. Si el objetivo se cumple en tiempo y forma, la tarea está bien realizada. Esto no quita que puedas intervenir con observaciones y/o sugerencias sobre el tema.

7. Reconoce el éxito y capacita ante el fracaso. Si una tarea se ha realizado de manera exitosa, destácalo. Si, por el contrario, no ha funcionado, enseña. Por nada del mundo te atribuyas el mérito del logro opacando a la persona responsable.

Esperamos que estos consejos y claves para delegar tareas de forma eficaz te resulten útiles para implementar en tu día a día. Recuerda seguirnos aquí, para más tips fundamentales.

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La técnica Pomodoro para optimizar la gestión de proyectos https://agile.mytaskpanel.com/tecnica-pomodoro-gestion-proyectos/ https://agile.mytaskpanel.com/tecnica-pomodoro-gestion-proyectos/#respond Tue, 21 Jun 2022 13:14:56 +0000 https://45-56-117-248.ip.linodeusercontent.com/?p=4837 La técnica Pomodoro para optimizar la gestión de proyectos ¿Trabajas en varios proyectos y necesitas organizar tus tiempos para cumplir con las tareas? En esta…

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La técnica Pomodoro para optimizar la gestión de proyectos

técnica Pomodoro

¿Trabajas en varios proyectos y necesitas organizar tus tiempos para cumplir con las tareas? En esta oportunidad, compartimos lo que tienes que saber acerca de la técnica Pomodoro para optimizar la gestión de proyectos. Descubre sus utilidades y cómo implementarla.

Qué es la técnica Pomodoro y cómo sacarle mayor partido

La técnica Pomodoro es una estrategia de gestión del tiempo, que defiende las sesiones de trabajo separadas por descansos breves y frecuentes. Por ejemplo: emplear 25 minutos para el trabajo y 5 minutos para el descanso (un pomodoro de 30 minutos). Después de cuatro ‘pomodoros’, se toma un descanso más prolongado.

El objetivo principal es abordar una tarea a la vez y, así, estimular la productividad y disminuir el cansancio mental.

técnica Pomodoro

Para que la técnica Pomodoro sea efectiva, tienes que eliminar todas las distracciones y comprometerte a cumplir los tiempos de cada sesión.

Pasos para implementar esta técnica

  1. Crear una lista priorizada de tareas.
  2. Configurar uno o más pomodoros para cada una.
  3. Cronometrar los tiempos de trabajo (25′).
  4. Tomarse realmente el descanso (5′).
  5. Después de 4 sesiones, tomar un descanso de 30′ y volver al punto 3.

Consejos y reflexiones finales

  • La eficiencia se logra luego de un tiempo de práctica. 
  • Puedes buscar «cronómetros pomodoro», ya configurados para Android o iOS.
  • Es posible utilizar esta técnica para ciertos momentos del día y cierto tipo de actividades. Nuestra recomendación es no ser estricto, sino tomar lo mejor de cada herramienta de gestión del tiempo y crear tu propio sistema.
  • Esta técnica no es aplicable a tareas extensas y complejas a no ser que las dividas en tareas más pequeñas (siempre es una buena idea). 
  • Puede ser útil agrupar varias tareas pequeñas en una única sesión pomodoro (contestar los correos electrónicos, revisar los mensajes de Slack, etc.). 
  • Es recomendable para tareas un poco más aisladas que puedes dividir en pequeñas partes, en diferentes pomodoros, y ser razonable con los tiempos de cada tarea.
  • Los descansos después de cada sesión están previstos para despejar la mente, deben respetarse tanto como los tiempos de trabajo. Intenta no hacer nada que demande demasiado esfuerzo mental, para que el cerebro tenga el tiempo necesario para descansar, sino la técnica no será efectiva. Puedes caminar, tomarte un café, elongar, etc.
  • Adapta los ciclos de tiempo (timeboxing) a tu ciclo de trabajo-descanso para asegurarte productividad y mantener bajo el nivel de estrés e interrupciones
  • No es necesario usar esta estrategia para todas las tareas ni durante todo el día, sino solo cuando lo creas conveniente y efectivo.

Antes de finalizar, nos gustaría recomendarte que, para optimizar la gestión de proyectos, la técnica Pomodoro se puede combinar con otras, a saber Getting things done. En general, no son excluyentes, puedes realizar una combinación adaptándolas como mejor te convenga. Y, para completar la experiencia, prueba MyTaskPanel y organiza las tareas de la forma más sencilla.

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Cómo usar el principio de Pareto

principio de Pareto

Porque sabemos que la gestión del tiempo es fundamental para llevar a buen puerto cada proyecto, hoy desarrollamos una estrategia clave. Te contamos cómo usar el principio de Pareto: qué es, cuáles son sus beneficios y consejos para aplicarlo.

¿De qué se trata el principio de Pareto?

Este principio establece que, en general, el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Dicho de otra forma, un pequeño porcentaje de acciones suele tener un efecto descomunal en los resultados logrados. Esto puede aplicarse a los negocios, la gestión del tiempo, la economía, etc. 

Dos ejemplos clásicos de este principio podrían ser los siguientes: el 80 % de las ganancias de una empresa provienen del 20 % de los clientes, y solo el 20% de los proyectos generan el 80% de los inconvenientes.

Asimismo, cabe aclarar que no deberías malinterpretar este principio; hace referencia a las causas y consecuencias, y no a la cantidad de esfuerzo invertida. Algunos lo confunden creyendo que con el 20% del esfuerzo lograrán el 80% de los resultados. En realidad, deberías destinar el 100% del esfuerzo en el 20% de las causas, para lograr el 80% de las consecuencias deseadas.

En pocas palabras, si tu trabajo puede segmentarse en partes más pequeñas, el principio de Pareto te ayudará a identificar cuáles son las más relevantes para el resultado.

¿Cómo aplicarlo?

La clave está en identificar los elementos que tienen mayor impacto para luego poder priorizarlos. Una vez que dichos elementos estén priorizados, dedícales el tiempo necesario, ya que corresponden a los aspectos más importantes.

En cuanto a la gestión del tiempo, por ejemplo, identifica las tareas que harán más productivo a tu equipo (son las que tienes que hacer primero). Podrías priorizar el impacto estimado con una clasificación de alto, medio, bajo, o bien un número de 1 a 5, o cualquier otra medida que sea representativa. 

El principio de Pareto, además, podría ser aplicable a las ganancias de una empresa. Determina a los clientes o proyectos que representan el 80% de tus ganancias. Y, a continuación, prioriza la atención que le dedicarás a cada uno.

Para la gestión de proyectos, cuando tienes que desarrollar varias funcionalidades diferentes, te recomendamos reconocer cuáles son las más importantes para el cliente. De esa lista más o menos priorizada, asígnale un valor a cada funcionalidad guiándote por la importancia estratégica para los stakeholders. Después trata de encarar su desarrollo en las primeras iteraciones del proyecto.

Principales ventajas

  • Consigue tener las prioridades claras.
  • Logra mayor productividad.
  • Mantén el enfoque en las actividades estratégicas.

Conclusión

Si tu trabajo puede dividirse en diferentes partes, te animamos a usar el principio de Pareto. Esta estrategia te resultará bastante útil tanto para gestionar el tiempo, como para manejar distintos proyectos y organizar tu negocio. Te recordamos que con MyTaskPanel puedes priorizar tus listas de tareas y mantener una visión global de los proyectos.

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Aprende a usar el método GTD para ganar productividad https://agile.mytaskpanel.com/usar-metodo-gtd-productividad/ https://agile.mytaskpanel.com/usar-metodo-gtd-productividad/#respond Wed, 18 May 2022 13:07:58 +0000 https://45-56-117-248.ip.linodeusercontent.com/?p=4798 Aprende a usar el método GTD para ganar productividad ¿Estás gestionando varios proyectos y necesitas organizarte? Existen diversas técnicas para gestionar el tiempo y lograr…

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Aprende a usar el método GTD para ganar productividad

método GTD para ganar productividad

¿Estás gestionando varios proyectos y necesitas organizarte? Existen diversas técnicas para gestionar el tiempo y lograr la organización tan deseada. En este post, te contamos lo que tienes que saber acerca del método GTD para ganar productividad y manejar cada proyecto con éxito.

Qué es el método GTD

El método GTD (Getting Things Done) es una estrategia de gestión del tiempo. Se basa en el principio de que cuanta más información intentes retener en tu memoria, menos productividad y concentración lograrás.

Cada vez que agregas una tarea nueva a tu lista mental, tu cerebro necesita repasar todo lo que ha registrado para volver a establecer las prioridades, teniendo en cuenta esta nueva tarea. La idea es no ocupar la capacidad del cerebro para eso y, en su lugar, utilizar una fuente externa para organizar las tareas. 

En palabras sencillas, el método Getting Things Done propone las siguientes etapas: reunir las tareas pendientes, definir las prioridades y los tiempos de cada una, organizarlas, ejecutarlas cuando tengas que hacerlo y revisar la lista de tareas cada cierto tiempo.

Principales ventajas

  • Reduce el estrés y ayuda a ganar productividad. 
  • Permite focalizar la energía y la concentración en lo que tienes que realizar.
  • Facilita contar con todo el trabajo pendiente organizado, priorizado y centralizado en un solo lugar.

Así lo llevamos a la práctica en simples pasos

  1. Una vez que hayas recopilado todas las tareas, busca una herramienta que te permita gestionarlas. Es clave que sea accesible y cómoda para el uso diario. 
  2. Crea grupos (o columnas) para diferenciar los distintos tipos de tareas. Procura que sean bien diferentes para facilitar la visualización del trabajo pendiente.
  3. Agrega todas las tareas dentro de cada grupo e incluye una descripción a cada una para aclarar y detallar lo que necesites. 
  4. Prioriza las tareas. Añade una categoría o un número que te permita visualizar la prioridad de cada tarea.
  5. Asigna las fechas de ejecución y los responsables (solo en los casos en los que otra persona sea la ejecutora).
  6. Revisa la lista con regularidad. Define un día de la semana para realizar la revisión dedicándole la atención que requiere.

Para concluir, nos gustaría comentar que, sin duda, esta estrategia es un buen comienzo para organizarse mejor. Si te dedicas a manejar varios y diferentes proyectos y tienes las tareas pendientes en distintos espacios de trabajo (o incluso en tu mente), te recomendamos incorporar el método GTD. Recuerda que para esto MyTaskPanel puede ser tu mejor aliada.

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