Aprende a priorizar las tareas del equipo
Una vez más, parece que el trabajo supera las capacidades y el tiempo de tu empresa. Surgen cada vez más y más tareas que se unen a la lista de pendientes. Piensas que esta vez no lo lograrán, que no hay forma de llegar a tiempo. Pero te equivocas, claro que es posible. Por eso, hoy te contamos algunas claves para que aprendas a priorizar las tareas del equipo y consigas gestionar los proyectos de manera exitosa.
¿Por dónde empezar cuando todo parece importante?
Si bien todas las tareas pueden parecer igual de fundamentales, te aseguramos que siempre habrá un grupo que cargue con mayor importancia. Y por él es por donde tienes que comenzar. Pero para identificarlo, deberías marcar una serie de prioridades. Así, conseguirás iniciar con la seguridad de estar haciendo lo correcto.
La priorización de tareas trae varios beneficios para el desempeño del equipo; creemos que los más valiosos son:
- Aprovechar las fortalezas de los integrantes, estableciendo un responsable para cada acción.
- Conseguir que las responsabilidades sean realizables para todos los miembros del equipo.
- Adecuar las fechas de vencimiento y los objetivos del proyecto cuando sea necesario.
3 tips para priorizar las tareas
1- Relaciona las tareas a los objetivos del equipo: revisa la lista y define a cuál objetivo asiste cada tarea. Esto te ayudará a centrar la atención en el trabajo de mayor impacto y no en el más fácil, y a decidir si se trata de una tarea realmente importante o una que solo lo parece. Si no encuentras relación entre una tarea y un objetivo, pasa a lo siguiente.
2- Analiza las tareas determinando si:
- Son urgentes e importantes: deberían ir al principio de la lista y ser la prioridad.
- Son urgentes y no importantes: es decir, las que se pueden delegar.
- No son urgentes, pero sí importantes: necesitan un espacio en la agenda para considerarlas.
- No son urgentes, ni importantes: puedes quitarlas de la lista de pendientes, al menos por el momento.
3- Tener en cuenta otros aspectos para priorizar. Debes tener presente:
- El impacto de la tarea en los objetivos, el equipo y los clientes.
- El esfuerzo que conlleva la conclusión de dicha tarea.
- La velocidad con la que pueden finalizar la tarea.
- La seguridad del equipo para resolver con éxito la tarea.
¿Qué hacer si las fechas límite están cerca?
El único secreto es mantener una comunicación clara y eficiente. Encuentren las tareas que no van a poder cumplir en tiempo y forma, y hablen con los interesados, contándoles que el trabajo los ha excedido y que necesitan retrasar la fecha de entrega. Coordinen una nueva fecha para enviar el trabajo, una que sepan que van a respetar. Sin embargo, ten presente que un cambio de fecha debe ser una excepción y no una regla.
Resumiendo, priorizar las tareas del equipo es esencial para lograr un trabajo diario más organizado y productivo, reduciendo el estrés de los picos de actividad incontrolables. Con MyTaskPanel, puedes utilizar las etiquetas, las prioridades, el esfuerzo y muchas otras herramientas para crear la priorización de tareas que necesitas.
