Consigue iniciar la gestión del proyecto de forma exitosa
¿Vas a empezar pronto un nuevo proyecto y todavía no has definido los primeros pasos? Hoy te damos algunos consejos y recomendaciones para comenzar con buen pie. Sigue leyendo y aprende a iniciar la gestión del proyecto de forma exitosa.
¿Cómo empezar a gestionar un proyecto?
El kick-off o inicio de un proyecto se produce una vez que todas las partes acuerdan las condiciones de dicho proyecto y se confirma la realización.
Esta reunión se realiza para que todos los implicados en el proyecto estén de acuerdo con las características y metodologías del proyecto. Durante el kick-off, se suelen tratar los siguientes temas:
- El plan general del proyecto.
- Los objetivos, las metas que se quieren conseguir.
- Los entregables (cuáles serán y en qué orden se encararán).
- El timeline (según la metodología de trabajo).
- Los recursos (quiénes son los implicados en el proyecto).
- La metodología de trabajo (cómo se gestionará el desarrollo del proyecto).
Para coordinar todo esto, es fundamental realizar dos reuniones.
Primera reunión
En esta oportunidad, se reúnen los sponsors (quienes apoyan el proyecto), los stakeholders (los interesados: el cliente y su equipo), el product owner (el que más conoce el producto) y los team managers (todos los que de alguna forma tienen a cargo el equipo del proyecto: account manager, scrum master, tech leader). El equipo de desarrollo, sin embargo, queda excluido por el momento.
Por lo general, la reunión dura entre 30 minutos y 1 hora. Se repasan todos los puntos nombrados con anterioridad para asegurar lo acordado, además de lo siguiente:
- Se establece un plan de comunicación ágil (es momento para definir una herramienta de chat, como Slack o similares).
- Se determinan las ceremonias o reuniones clave durante la gestión del proyecto, como por ejemplo: la planning (para planificar qué características se van a desarrollar en el siguiente sprint), las dailies (para llevar un seguimiento diario) y las reviews (para presentar el producto obtenido luego del sprint).
Segunda reunión
La cita para esta reunión se define, por lo general, al final de la primera. En esta ocasión, asistirán el product owner y el equipo de trabajo (el scrum master, el tech leader y el resto de integrantes implicados). La duración suele ser de 30 minutos o 1 hora. Antes de iniciarla, el team manager se ocupa de revisar el resumen de la reunión anterior con el equipo para que esté ya al tanto de todo el proyecto.
Durante esta segunda conversación, se resume el plan de trabajo y se tienen en cuenta:
- Consideraciones o requisitos especiales.
- Warnings tecnológicos o de planificación.
En ambos casos, se busca evitar riesgos o resolver imprevistos que pongan en peligro el desempeño del proyecto.
Siguientes pasos
Concluidas las reuniones de kick-off, se realiza el primer planning, previo a iniciar el primer sprint y poner el proyecto en marcha. Se desarrollan las tareas y las reuniones definidas sprint por sprint, respetando todo lo que se acordó desde el principio.
Para iniciar la gestión del proyecto de forma exitosa, no olvides los siguientes pasos: pactar metodología, objetivos y responsables, establecer las formas de comunicación y considerar requisitos particulares y alertas tecnológicas. Recuerda, además, contar con una herramienta que te ayude a gestionar las tareas y el equipo del proyecto. MyTaskPanel puede ayudarte.