10 herramientas para teletrabajar que no te pueden faltar
Si ya trabajas o has empezado a trabajar de forma remota, estimo que eres consciente de que existen muchas herramientas que necesitas para tu gestión diaria en el mundo de TIC. Ya sea que ocupes un cargo directivo (administrando áreas, cuentas o proyectos) o uno operativo (como miembro del team developer), necesitarás comunicarte con el resto de tu equipo.
En este artículo te comento las herramientas que a nosotros nos dieron el mejor resultado y con las que logramos un alto grado de eficiencia.
Antes de empezar, te cuento que en MyTaskPanel Consulting priorizamos la simplicidad y practicidad en el uso de cualquier herramienta que hemos elegido. También te confieso que conocemos y probamos una amplia suite de herramientas; las que aquí enumero las consideramos las más indicadas para lograr una óptima administración remota de proyectos de TI.
Hay empresas que se inclinan por el uso de la suite de Microsoft Teams, otras que prefieren Atlassian. Nosotros elegimos Google, ya que te ofrece prácticamente todo lo que necesitas. Si tienes contratada la suite de herramientas para empresas de Google, puedes gestionar los permisos a cada herramienta desde la consola de Google Suite.
Para reservar fechas importantes: Google Calendar
Cuando tengas que apartar horarios para reuniones o citas que debas recordar, te recomiendo que utilices Google Calendar. Solo tienes que seleccionar el día y la hora que necesites reservar, ingresar un lugar si es necesario, colocar una alerta para que te recuerde la fecha y completar con un comentario en la descripción. En caso de que quieras compartir la cita con otra persona, puedes agregar su correo electrónico en el apartado de invitados.
Para producir documentos en diferentes formatos: Google Docs y Google Sheets
Si tienes información para intercambiar con tu equipo y necesitas organizarla de la manera más clara y concisa posible, puedes elegir entre Google Docs (documentos) o Google Sheets (planillas). El primero te sirve para crear textos como lo haces en Word o programas similares y te permite editarlos cuantas veces lo necesites y conceder permisos para que otras personas los modifiquen. Con respecto al segundo, debes saber que tiene una gran utilidad para armar planillas con gráficos y cuadros de diferentes tamaños y colores, funcionalidades parecidas a las que presenta un Excel. En este caso, también puedes otorgar permisos para editar.
Para crear formas y diagramas para los documentos: Dibujos de Google
Con esta herramienta de Google, puedes elaborar gráficos normales o de flujo y diseñar diagramas, para añadirlos, luego, a otros documentos o insertarlos de forma fácil en un sitio web. Además, tienes la posibilidad de realizar un comentario sobre una forma o un cuadro de texto y enviar una notificación de correo electrónico añadiendo a un usuario a un comentario. Al final, cada uno de tus dibujos quedará guardado y almacenado de forma automática, para que puedas acceder a ellos en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Para intercambiar opiniones o organizar una reunión creativa: Google Jamboard
Cuando formes parte de un equipo en el que deba existir una mutua colaboración, te sugiero que utilices Jamboard. Crea una pizarra digital, dibujando con varios bolígrafos y colores, para registrar tus ideas. Luego edítala desde cualquier dispositivo y compártela con otros. Los demás participantes pueden colaborar en el momento que prefieran, desde el lugar en el que estén. Todos los que tengan el permiso tienen la posibilidad de agregar notas adhesivas para intercambiar opiniones, insertar fotos y pegatinas, y resaltar objetos con el puntero láser.
Para compartir documentos con tu equipo: Google Drive
Una vez que tengas completos los documentos que quieres compartir con el resto de tu equipo, puedes ordenarlos en diferentes carpetas dentro de Google Drive. Desde esta herramienta, intercambia cuantas veces necesites los archivos o las carpetas con tus compañeros de equipo, estén o no estén conectados a Internet. Asígnales permisos para que puedan visualizar los documentos y, si es necesario, para que puedan modificarlos.
Para hablar por videoconferencia: Google Meet
Desde la opción de Google Calendar, puedes agregar el link para tener una videoconferencia a través de Google Meet. Esta herramienta te permite enviarle una notificación a la otra persona y, si lo necesita, compartirle el enlace para que pueda acceder a él con facilidad y rapidez. Es una de las herramientas de videoconferencias que mejor funcionan en la actualidad. Puedes invitar a un número ilimitado de asistentes y, como moderador, compartir pantalla y habilitar o no habilitar el audio del resto de los asistentes.
Para comunicarte a través de mensajería instantánea: Slack
En este caso, si bien Hangouts hubiera sido la opción que seguiría nuestra línea de recomendaciones, optamos por Slack, por el hecho de que pueden administrarse canales independientes de chats para cada proyecto o tema que quieras manejar con un equipo independiente y particular. Aunque utilizamos Hangouts para chats rápidos con nuestro equipo más cercano, las comunicaciones relativas a los proyectos en curso, las hacemos por Slack. Al tratarse de un estándar del mercado, solemos invitar también a los clientes a participar en ciertos canales y espacios de trabajo. Finalmente, puedo añadir que es muy fácil de integrar con herramientas externas (como Google Drive o Google Calendar).
Para gestionar tus proyectos: MyTaskPanel
Si necesitas manejar varios proyectos con un equipo en remoto, sin perder el control de ningún detalle, puedes hacerlo de la forma más sencilla e intuitiva con MyTaskPanel. Esta es una nueva herramienta que te permitirá crear un proyecto en tres simples pasos. Ubicando los Proyectos en diferentes Cuentas y teniendo la posibilidad de disponer de más de un espacio de trabajo, tendrás organizada la gestión visualizando fechas de vencimiento, prioridades, esfuerzos, etiquetas y responsables de cada tarea. No importa si tienes un pequeño equipo de trabajo o formas parte de una organización más compleja, MyTaskPanel te ayudará a controlar tus proyectos más exigentes, tanto con Scrum para proyectos de desarrollo como con Kanban para etapas de mantenimiento.
Como repositorio de código fuente de proyectos: GitLab
Dependiendo del proyecto, empleamos también Jira, Github o Teams. Sin embargo, siempre que podemos elegir, optamos por Gitlab. Es un repositorio privado con una buena respuesta y fácil de configurar. Además se integra sencillamente con infinidad de IDEs de desarrollo, tanto en Windows como en Linux.
Para mantener el control de tiempos y registro de horas: TimeSheet
Con esta aplicación móvil, registra tus horas de trabajo y agrega de la forma más fácil descansos, gastos y notas. Puedes exportar estos datos a un documento de Excel y respaldar o restaurar de manera sencilla a tu tarjeta SD, Dropbox o Drive. Utiliza los resúmenes y estadísticas que te brinda TimeSheet para mejorar tu experiencia de trabajo. Si quieres usar esta herramienta en varios dispositivos y en tu escritorio, activa la sincronización en tiempo real. Sigue tus horas de trabajo aún mejor con la aplicación web de TimeSheet.
Si bien estas no son las únicas herramientas que usamos en nuestra operatoria diaria (he omitido, por ejemplo, el correo y otras aplicaciones que no creí necesario mencionar), consideramos que son las más destacadas para tener en cuenta a la hora de teletrabajar con eficacia y comodidad.
