Gestión de riesgos: cómo aplicarla a un proyecto
Todo proyecto es susceptible de riesgos, en especial en la etapa de planificación. Por eso, en esta oportunidad, te hablamos acerca de la gestión de riesgos. Conoce el paso a paso para llevar a cabo una buena gestión de riesgos.
¿A qué llamamos gestión de riesgos?
La gestión de riesgos es una estrategia proactiva para anticiparse a los posibles riesgos de desvío de un proyecto. Si bien pueden surgir imprevistos fuera de la planificación, serán los menos si se realiza una buena gestión de riesgos.
En pocas palabras, un riesgo en un proyecto es todo aquello que pueda afectar a su éxito, ya sea en la planificación, el presupuesto, la calidad, el performance, la seguridad, los features, etc.
La mejor estrategia consiste en ser proactivo, anticiparse a situaciones inesperadas y crear un plan de acción para volver a encauzar el proyecto.
4 pasos para realizar una buena gestión de riesgos
1. Identificar los riesgos potenciales
Crea una lista: incluye todos los riesgos posibles identificados, sin importar la gravedad de cada uno. Intenta no olvidarte de ninguno. Cuenta con la opinión y las sugerencias de todos los involucrados en el proyecto.
2. Analizar los riesgos
Para priorizarlos, es recomendable medir la probabilidad de que ocurran y el impacto en el proyecto si llegan a ocurrir. Te sugerimos evitar porcentajes imprecisos, es mejor utilizar las categorías ALTA-MEDIA-BAJA y los indicadores ALTO-MEDIO-BAJO para calcular el impacto. Al final, tendrás una tabla con cuatro columnas:
- ID del riesgo
- Descripción detallada del riesgo
- Probabilidad de ocurrencia
- Impacto en el proyecto
3. Elaborar un plan de acción
Antes que nada, tienes que decidir cuáles son los riesgos que elegirás para elaborar un plan de acción. Dicho plan será una respuesta consistente en acciones por tomar en caso de producirse el riesgo. Para esto, tendrás que crear otra tabla con:
- Factores desencadenantes: ID de los riesgos relacionados a este plan de acción.
- Análisis del impacto para que se entienda a la perfección la situación actual en caso de ocurrencia.
- Responsable de la supervisión de las acciones por realizar.
- Lista detallada de las acciones que hay que ejecutar para encauzar de nuevo el proyecto, sin permitir lugar a dudas.
Cabe destacar que varios riesgos diferentes podrían asociarse a un mismo plan de acción de respuesta. También, es bueno aclarar que tal vez no sea necesario preparar un plan de acción para riesgos de muy bajo impacto y baja probabilidad de ocurrencia. Esto quedaría a criterio de cada líder de proyecto. Si la probabilidad de ocurrencia es muy alta, pero el impacto es medio o bajo, evalúa cada caso.
Seguramente tendrás que elaborar un plan de acción para los riesgos de:
- Impacto alto, sin importar la probabilidad de ocurrencia.
- Impacto medio y probabilidad de ocurrencia alta o media.
Para terminar, te recomendamos definir con claridad dónde vas a guardar el plan de acción. Siempre es aconsejable guardarlo en diferentes sitios y formatos.
4. Monitorear
Debes verificar de forma constante que los riesgos identificados no se produzcan. Analiza, además, si la situación no ha cambiado, dando lugar a nuevos riesgos que deberías agregar al plan de gestión.
Monitorea la lista de riesgos y analiza si ha variado. Revisa si no ha cambiado el impacto del riesgo, la probabilidad de ocurrencia, o si existen nuevos ítems que tienes que considerar.
En conclusión, siempre que manejes proyectos, recuerda la importancia de realizar una buena gestión de riesgos. Prevenir y resolver son acciones clave para gestionar proyectos de manera exitosa.
