Los 10 errores más comunes en la gestión de proyectos
Como gestor de proyectos, deberías saber que existe una lista de errores más comunes en la gestión de proyectos. En esta oportunidad, compartimos los que creemos que son los 10 más importantes que tienes que considerar para el trabajo diario.
1. Equivocarse en la planificación de tiempo y/o presupuesto
Los principales motivos pueden ser dos: exceso de optimismo o subestimación de tareas. Es posible que desestimes ciertos deberes que sirven para llegar a otras tareas más importantes. De esta forma, el proyecto toma más tiempo del planificado. La mejor solución es buscar un equilibrio entre los plazos de entrega y el presupuesto disponible.
2. Desconocer el objetivo del proyecto
Si no sabes o no entiendes qué quiere conseguir el cliente con el proyecto solicitado, trabajas a ciegas y realizas lo que crees que están buscando, no lo que efectivamente necesitan lograr.
3. Carecer de un equipo adecuado
Aquí nos referimos tanto a los recursos humanos como los físicos y materiales. Siempre es clave contar con profesionales comprometidos con el proyecto y programas, aplicaciones y elementos adaptados a las necesidades de los clientes y proyectos.
4. Desconfiar del equipo humano y no delegar
Muchas veces, los gestores de proyectos se quedan con responsabilidades y decisiones que no deberían, ya sea porque no corresponden a su campo de experiencia o porque prefieren evitar delegar en otros compañeros por falta de confianza o ego propio.
5. No ser el líder que el equipo necesita
Todos sabemos que un equipo mal liderado puede traer consecuencias negativas para el proyecto: fricciones y malos entendidos entre los compañeros, problemas de escucha y participación, etc. Como líder, procura transmitir confianza y espíritu colaborador, además de motivar a cumplir los objetivos propuestos.
6. Falta de transparencia y comunicación
Es condición indispensable crear y mantener una comunicación buena y transparente entre todas las partes implicadas, para poder registrar avances y saber en qué estado se encuentra el proyecto a cada momento. Nada de ocultar problemas, ya que será imposible analizar qué sucedió y cuáles fueron los verdaderos motivos, y, por lo tanto, tomar decisiones acertadas para el resultado del proyecto.
7. No gestionar de forma correcta los cambios
En todo proyecto hay cambios, a no ser que se trate de un proyecto bien acotado y con mucha claridad en las tareas y los objetivos. Si bien hay cambios que puedes aceptar sin demasiado problema, existen otros que pueden tener un gran impacto en el proyecto. Lo ideal es dejar en claro cuál es el tipo de cambio que se quiere implementar para poder analizar si es factible o es mejor evitarlo.
8. No utilizar una herramienta de gestión adecuada
Para controlar costos, tiempos y asignaciones, es importante que tengas una herramienta de gestión para llevar el proyecto. Dependiendo de las características de este último, vas a necesitar un determinado programa con unas funcionalidades particulares, lo que ayudará a la transparencia de la comunicación. Sin una herramienta para gestionar el proyecto, vas a perder el control de los responsables de las tareas, las fechas de entrega y el estado del proyecto en cada momento.
9. Desconocer cuándo dar un cierre al proyecto
En muchas ocasiones, puede ocurrir que surjan cambios y nuevas tareas que el cliente acepte y que, por ende, el proyecto se extienda en el tiempo más de lo debido. Un proyecto que sigue en desarrollo se transforma en proyecto de muchos meses. Se pierde así la noción del estado. Lo que deberías hacer es cerrar la etapa y abrir una nueva fase para clarificar que se ha llegado a tiempo, pero que se ha decidido agregar nuevas características al producto.
10. Olvidarse de la elaboración de un plan de riesgos
Tener en cuenta un plan de acciones para prevenir desvíos es una elección valiosa para llegar en tiempo y forma. Es necesario identificar los riesgos, calificar qué tan probable o improbable es que sucedan y, en caso de ocurrir, reconocer cuál es el impacto de dichos riesgos. Los índices más altos son los que deberías mitigar lo antes posible. Y si aparece un problema imprevisto agrégalo a la lista para analizar.
Por más estudio y experiencia que tengamos, suelen aparecer problemas o cambios imprevistos que ponen en riesgo el resultado exitoso del proyecto. Esperamos que con esta lista de los errores más comunes en la gestión de proyectos puedas prevenir y lograr llevar tus proyectos con éxito.
