Los principales errores que se cometen al planificar un proyecto
Está comprobado que el 65% de los proyectos informáticos se atrasa entre un 25 y un 50%, y que la probabilidad aumenta en forma proporcional al tamaño del mismo. ¿Sabes cuál es la diferencia entre un proyecto bien planificado y uno que no lo esté? ¿Has cometido alguno de los errores clásicos al planificar un proyecto? A continuación algunos consejos para hacer una buena planificación.
Un proyecto mal planificado no es sólo aquel que no termina en la fecha prevista, sino aquel cuyo gasto real supera al presupuestado en más de un 10%, o bien que las prestaciones o la calidad de las mismas resultan inferiores a las esperadas.
Un proyecto bien planificado es aquel que no sufre mayores retrasos (o los mismos son perfectamente justificables), cuyos costos reales van más o menos acorde a los planificados, y que el producto entregado cumple con las prestaciones y la calidad deseadas.
De más está preguntarte qué tipo de proyecto te gustaría planificar. En otro artículo expliqué cómo administrar bien un proyecto. Ahora te contaré cómo debes planificarlo correctamente.
Comencemos repasando algo que debería ser obvio, pero no lo es tanto: no existe el sistema bueno, rápido y barato. Puedes obtener dos de tres características, nunca las tres. Una imagen vale más que mil palabras:
El primer consejo es que debes hacer un plan realista en tiempos, costos y requisitos de calidad.
Si un cliente, interno o externo, te encarga la planificación de un desarrollo con ciertas características, debes determinar cual es el costo y el plazo para realizar dicho sistema. Si dicho cliente te ajusta el plazo, entonces debes eliminar algunas características. Si, por otro lado, quiere reducir el costo, debes sacrificar algunos requerimientos de calidad o funcionalidades a cubrir. ¿Se entiende la idea?
Aclarado lo anterior, tienes que saber que todo proyecto informático se basa en cuatro pilares o dimensiones:
Las personas
El proceso
El producto
La tecnología
Un error en el cálculo de cualquiera de esas dimensiones, hará tambalear toda la planificación. Es decir, si no tienes en cuenta estos aspectos, lo más probable será que lo que planifiques no tenga demasiadas posibilidades de llegar a cumplirse.
1.- Las Personas
Es el factor crucial en toda planificación. Si el equipo del proyecto está formado por personal sin experiencia o escasamente motivado o comprometido, es probable que no sean capaces de cumplir con el plan, ni en calidad ni en tiempos.
Si estás limitado de presupuesto, forma un equipo mixto, con personal altamente calificado y personal de menos seniority, pero totalmente comprometidos con el proyecto.
2.- El Proceso
Entendamos por «proceso» a la metodología para llevar a cabo el proyecto. Para realizar una planificación exitosa, debes planificar teniendo en cuenta lo siguiente:
Elige un ciclo de vida apropiado según cada tipo de proyecto. Que estén de moda las metodologías ágiles, no significa que no pueda llevarse a cabo un desarrollo utilizando algún otro ciclo de vida, como por ejemplo un modelo de prototipado evolutivo para un proyecto de investigación, en el que la incertidumbre es un factor crucial.
Que la gestión de riesgos sea parte del plan, de forma tal que tengas un plan de contingencia para mitigar cualquier desvío que pudiera llegar a surgir.
Dedica un tiempo considerable dentro del plan a la etapa de control de calidad si quieres evitar retrasos posteriores y cumplir con los requisitos de calidad del proyecto.
Realiza una detallada planificación de los costos del proyecto y prevé mecanismos para controlar su evolución y cumplimiento. Recuerda que una planificación exitosa es aquella que también cumple con los costos, no sólo con los tiempos.
3.- El Producto
Lo más importante en este aspecto es que te comprometas con el cliente para entender sin lugar a dudas qué es lo que desea y necesita. Igualmente importante es que, a su vez, comprometas al cliente con el proyecto. Necesitarás su total apoyo y colaboración.
Divide tu proyecto en etapas y no planifiques más allá del terreno ya conocido. Que la planificación de la siguiente etapa dependa siempre del resultado de la precedente. Las metodologías ágiles facilitan este tipo de desarrollos.
Intenta no crear proyectos demasiado extensos, ya que es mucho más probable que se produzcan desvíos considerables o que las circunstancias del mercado, del producto o del negocio cambien, afectando directamente a la planificación realizada.
Brinda visibilidad a lo largo de todo el proyecto. Que la planificación tenga hitos periódicos que permitan comprobar el avance.
4.- La Tecnología
Se refiere al conjunto de herramientas para llevar a cabo del desarrollo.
Debes planificar teniendo muy presente qué arquitectura y conjunto de tecnologías van a utilizar para construir el producto a desarrollar. Trata de no abrir demasiados frentes de investigación, ya que ello es un agujero negro para los tiempos de un proyecto. Debes reducir la incertidumbre a la mínima expresión.
Por último, ten presente que aunque tengas un equipo genial, si has hecho una mala planificación, no hay forma de que puedas cumplirla.
La planificación es el primer paso. El siguiente desafío es hacer que esa planificación se cumpla. Ello dependerá del equipo de gente que lideres, y tú, como project manager, eres el responsable de llevarlos por el camino correcto.
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