Cómo eliminar los desvíos al gestionar proyectos
Gestionar proyectos (y hacerlo con éxito) significa lograr una buena planificación de las tareas y evitar o solucionar a tiempo los posibles desvíos. A continuación, podrás encontrar una buena forma de disminuir su probabilidad de ocurrencia y su impacto. Sigue leyendo y conoce cómo eliminar los desvíos al gestionar proyectos.
¿A qué llamamos desvíos en la gestión de un proyecto y cómo identificarlos?
Los desvíos son cambios en los tiempos y costos estimados que suceden durante la gestión de un proyecto. Pueden ocurrir de maneras distintas, debido a situaciones que se originan en el cliente (por ejemplo: por nuevas funcionalidades requeridas), en el equipo de desarrollo (tal vez a causa de problemas tecnológicos) o en el mercado (por cambios en regulaciones, los clientes o la competencia).
Cuando los requerimientos no son claros, se interpretan de forma incorrecta o surge algún imprevisto relacionado con el mercado, aparece la necesidad de pivotar o modificar el resultado previsto; por ejemplo, incorporando nuevas funcionalidades o eliminando características obsoletas. Debido a esto, se generan desvíos en la planificación, tanto en tiempos como en costos.
Esto ocurre con más frecuencia en un desarrollo con un ciclo de vida estructurado (Waterfall). En tales casos, se analiza primero todo el sistema, después se diseña y luego se codifica e implementa. Si sucede un desvío en una de las últimas fases, el costo es muy grande, porque hay que volver a las fases iniciales para el módulo afectado.
Claves para eliminar estos desvíos
Para prevenir esta situación, nace la filosofía agile y, en especial, la metodología Scrum. Esta apunta a analizar y desarrollar el producto, a medida que el proyecto avanza. Planificas a nivel de detalle solo aquello que vas a realizar en las próximas semanas. Por eso, el desvío más grande que podrías tener se limita a la siguiente iteración que, en general, es de dos o tres semanas (no a toda una fase, como en el caso de Waterfall).
Por un lado, se encuentra el cliente, que no solo es el sponsor que financia el proyecto, sino que también es el product owner, la persona que conoce el producto y sabe qué se necesita. Por otro lado, está el equipo de desarrollo que va a llevar a cabo ese proyecto. Con una serie de historias de usuario (forma de definir los requerimientos), el product owner determina lo que quiere desarrollar, pero no cuándo desarrollarlo ni cómo hacerlo. Esto genera una cierta cantidad de product backlogs, features o características del sistema que deben ser desarrolladas.
Los pasos fundamentales en la gestión del proyecto
Si bien esto no trata de definir Scrum en forma estricta, destacamos aquí lo más importante en relación a la forma de organizarse para evitar los desvíos.
- La organización. Antes de iniciar una iteración, se realiza una reunión de planning. En esta reunión, se toman los product backlogs más importantes y se los baja a nivel de detalle para introducirlos en la iteración, conformando así una serie de sprint backlogs (product backlogs dentro de un sprint). Aquí se decide qué tareas ejecutar en las próximas semanas (según el tiempo que se haya definido para la iteración). Se fija un periodo de tiempo corto para que cualquier distracción que pudiera surgir sea más fácil de corregir; se acota el área de acción y, por lo tanto, el desvío.
- La planificación. El refining es una reunión que se realiza dentro de un sprint en curso para refinar los futuros requerimientos. Se seleccionan una serie de product backlogs y se los baja a nivel de detalle, para trabajarlos durante la siguiente iteración (no la iteración en curso). En este momento, pueden surgir futuros desvíos, ya que detallar las próximas tareas sirve para conocer cuánto llevará realmente cada una y decidir cómo y cuándo se resolverá (en qué futuro sprint), y si esto tiene impacto en los tiempos del proyecto. Como el desvío se da para el futuro, hay tiempo de analizar el impacto y tomar medidas correctivas.
- Los resultados. Terminada la iteración, se realiza un sprint review. Se hace una demo del producto para demostrar hasta dónde se ha llegado y enseñar lo que se obtuvo como producto del sprint finalizado. Aquí también podría aparecer algún desvío, si se detecta algún problema o faltante. Otra vez nos estaríamos anticipando, porque aún no es el momento de corregir lo que se haya detectado.
En resumen, puedes controlar los cambios y los desvíos sin importar el ciclo de vida de desarrollo que utilices. Sin embargo, si empleas un ciclo de vida de desarrollo estructurado, la probabilidad de que ocurran desvíos es bastante mayor, como así también el nivel de dificultad para mitigar su impacto. En cambio, con un ciclo de vida ágil, ahorrarás tiempo y dinero, evitando la mayor cantidad de desvíos posibles.
En resumidas cuentas, para eliminar los desvíos al gestionar proyectos, la metodología agile propone concentrarse en lo más importante y avanzar paso a paso. En forma constante y con una máxima transparencia, sacando el producto al mercado lo antes posible.
