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Cómo elegir el software de gestión de proyectos correcto

elegir el software de gestión

¿Te dedicas a manejar los proyectos de tu empresa o negocio y te gustaría contar con una herramienta que te ayude a gestionar las tareas y el equipo? Entonces este post es para ti. Hoy citamos siete motivos importantes para saber cómo elegir el software de gestión de proyectos correcto.

Metodología de trabajo

Las características que vas a necesitar suelen variar si empleas metodologías ágiles o si prefieres utilizar Waterfall. En el primer caso, es fundamental poder trabajar con sprints, manejo de equipos, múltiples proyectos y tablero Kanban, entre otras funcionalidades de Agile. En el segundo caso, te servirá más una herramienta creada sobre la base de etapas y estructuras, enlace de tareas y diagrama de Gantt.

Facilidad de uso

Si solo necesitas gestionar proyectos, el programa que utilices debería tener únicamente las características destinadas a este uso. Es fundamental que tenga una curva de aprendizaje sencilla para comenzar rápido a usarlo en el día a día. Prioriza la facilidad tanto para ti como para el resto de los miembros del equipo. Revisa que sea simple crear y manejar tareas, actualizar el estado de los proyectos e identificar enseguida qué tarjetas le corresponden a cada uno.

Principales funcionalidades

Habiendo cumplido los dos primeros puntos, ahora tendrías que saber si el software tiene las principales funcionalidades para la gestión diaria de tus proyectos. Como administrador, ¿te permite manejar la cantidad de usuarios que necesitas? ¿De qué herramientas de seguimiento y control de proyectos puedes disponer? ¿Consigues una visión general de cada proyecto y de todos en conjunto? Valora que existan características para administrar  y poder controlar las tareas. Bandeja de entrada, etiquetas, comentarios: las funcionalidades mínimas para gestionar proyectos.

Organización de proyectos

Una herramienta que te brinde la opción de agrupar los proyectos de forma organizada será la clave para iniciar la gestión con buen pie. Si tienes muchas áreas que manejar o numerosos clientes por atender, poder diferenciar cada uno por categorías, etiquetas y/o colores es esencial para tener una visión clara y mantener el control de cada proyecto.

Registro de horas

Considerando ahora funcionalidades más avanzadas, contar con la posibilidad de registrar los tiempos de trabajo de cada profesional sería muy valioso. Se apreciaría que los miembros del equipo puedan ingresar al software y registrar su tiempo (horas) o esfuerzo (story points), asociadas al proyecto, sin tener que recurrir a otra herramienta.

Posibilidad de adjuntar archivos

Es interesante poder adjuntar archivos a nivel tarea y a nivel proyecto. Cuando comienzas los proyectos por primera vez, puede que necesites pasar información sobre el proyecto al resto del equipo. Por eso, resulta fundamental poder cargar documentos antes de empezar a crear y asignar las tareas en específico. 

Precio del software

Aunque figure en último lugar, no quiere decir que sea poco importante. Puedes contar con el software perfecto para tu empresa y tus proyectos, pero si el precio es demasiado alto para costear, acabará resultando una mala idea. Asegúrate igualmente que ofrezca una versión trial para comprobar que sea el programa que estás necesitando.

Resumiendo, saber cómo elegir el software de gestión de proyectos correcto es clave para un trabajo exitoso. Prioriza siempre cuál es la metodología que utilizas en tu empresa y cuál es la curva de aprendizaje del programa por utilizar. Eficiencia y ahorro de tiempo. Si sueles trabajar con metodologías ágiles, te recomendamos que pruebes MyTaskPanel.

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