Principales desafíos de la gestión de proyectos y cómo resolverlos
¿Te dedicas a gestionar proyectos para diferentes clientes? Entonces este post es para ti. Hoy te contamos cuáles son los principales desafíos de la gestión de proyectos y cómo solucionarlos.
1. Falta de objetivos claros
Este desafío es el que genera una mayor dificultad en el desarrollo de los proyectos. Puede existir por una explicación incorrecta, un entendimiento erróneo o una falta de compromiso por parte del equipo que debe realizar el proyecto. Necesitas ponerte en el lugar del cliente y ver por qué tiene ciertas necesidades y cuál es la mejor manera de ayudarlo.
Para evitar esto, te recomendamos dejar claro todo (requerimientos, metodología, etc.) para el equipo en la reunión de kickoff.
2. Problemas de comunicación
En estos tiempos, con el trabajo remoto, resulta bastante frecuente que haya inconvenientes en la comunicación, ya que no se cuenta con todo el equipo en el mismo espacio de trabajo.
Evita o previene estos problemas estableciendo los canales de comunicación para cada situación posible y el fin de cada uno, en la reunión de inicio del proyecto. Clarifica también las ceremonias o reuniones que se van a realizar y sus objetivos.
3. Presupuesto y cambios de alcance
Por lo general, en todos los proyectos, suele haber algún tipo de desvío. Sin embargo, ninguno de ellos debería representar un problema presupuestario si ha sido previsto con anterioridad. Para conseguirlo, necesitas aplicar estos cuatro pilares:
- Buena estimación.
- Eficiente gestión de riesgos (identificarlos, asignarles una probabilidad de ocurrencia y un impacto en el proyecto, y contemplar un plan de acción para mitigarlos).
- Grupo experimentado de control de cambios (formado por stakeholders clave, participantes del proyecto del lado del cliente, del equipo y de la parte técnica).
- Equipo comprometido con el proyecto (con el foco en los mismos objetivos).
Utilizando metodologías ágiles, puedes minimizar los riesgos, ya que irás perfeccionando el producto a medida que avanza el desarrollo. La clave aquí es llegar a un buen acuerdo de manejo presupuestario (definir, en caso de que surjan cambios o nuevas características, si se considerarán un costo o se dejarán para el final como un gasto adicional).
4. Falta de capacidad o compromiso
Es fundamental que el equipo de desarrollo esté conformado por miembros comprometidos con el proyecto, que tengan la capacidad y la autonomía necesarias para llevar el proyecto a buen término. El líder es el principal responsable de motivar a los miembros del equipo para lograr dicho compromiso.
Si esto no se logra, significa que deberías volver a asignar el equipo para el proyecto. Esto aplica, también, al cliente o product owner, sin cuyo compromiso es imposible avanzar.
5. Estimaciones poco realistas
Este problema aparece con más frecuencia en los ciclos de vida tradicionales, como Waterfall, donde se llega a un acuerdo pero sin analizar todo el proyecto. Si bien con las metodologías ágiles se trabaja distinto (se avanza a medida que pasa el tiempo y el riesgo más grande es estimar de forma incorrecta un sprint), existen deadlines relacionados con fechas de lanzamiento, situaciones estacionales del mercado, etc.
Es importante que el equipo conozca estas fechas y cree los diferentes sprints con ello en mente. Dejar en claro los deadlines es clave para saber lo que sí o sí se debe llevar a cabo antes de cierta fecha, si hay una tarea que debe retrasarse y para cuándo, si es necesario incrementar el equipo o cambiar de tarea por desarrollar.
Hasta aquí hemos llegado con los desafíos típicos de la gestión de proyectos. En pocas palabras, te confirmamos que la gran mayoría se resuelve con una buena gestión y un equipo experimentado y comprometido.
