Cómo crear flujos de trabajo: definición, beneficios y pasos
Si tienes una empresa y debes gestionar diferentes proyectos, te vendrá bien crear flujos de trabajo que te permitan simplificar ciertos procesos. Hoy te contamos de qué se trata esto, cuáles son sus principales ventajas y qué pasos necesitas seguir.
¿A qué llamamos flujos de trabajo?
Un flujo de trabajo es una serie estandarizada de tareas que se completan en un determinado orden, para lograr un objetivo específico. Dicho flujo no hace referencia solo a la ejecución de las tareas, sino también a la información circulante y al responsable o los responsables de su ejecución. Existen algunos flujos complejos y otros bastante sencillos.
Por lo general, para representar gráficamente los flujos de trabajo, suelen utilizarse diagramas de flujo. Un tablero Kanban, por ejemplo, es una forma simple, pero efectiva para ejecutar o llevar adelante flujos de trabajo una vez diagramados, a saber: un CRM.
6 beneficios clave de tener flujos de trabajo
- Aumenta la productividad: hace innecesaria la toma de decisiones ante situaciones previsibles y evita desvíos u omisiones en el proceso.
- Produce resultados uniformes, ya que el proceso está estandarizado.
- Mejora la transferencia de conocimientos, debido a que todo el proceso se encuentra diagramado.
- Reduce riesgos controlando todas las variables que podrían influir en el circuito. Esto lleva a la mejora continua.
- Brinda transparencia y facilita las posibles auditorías. Queda claro tanto lo que se ha realizado como lo que se debería haber hecho.
- Es el primer paso previo a una automatización del proceso. Primero se estandariza el trabajo y, después, se decide qué parte, si existe la posibilidad, se puede automatizar.
3 grandes pasos y acciones para crear flujos de trabajo
1- Planificación
- Definir y recopilar la información necesaria para realizar el flujo de trabajo.
- Ingresar las tareas.
- Priorizar las tareas y asignar responsables.
2- Ejecución
- Empezar a desarrollar las tareas.
- Efectuar seguimiento del progreso.
3- Revisión
- Aprobar cuándo una tarea está finalmente terminada.
- Emitir informes y hacer ciertos análisis para sacar resultados.
En fin, crear flujos de trabajo puede ser una clave fundamental para facilitar la gestión de tus proyectos y del día a día del trabajo en la empresa. Planifica y organiza las tareas y acciones de tu equipo. Recuerda que MyTaskPanel puede ayudarte.