Aprende en 7 pasos a gestionar proyectos como un experto
Si bien no es igual la gestión de un proyecto personal que el manejo de uno profesional, sabemos que hay 7 acciones o pasos que se repiten en todos los proyectos, sin importar la clase o el ámbito del que procedan. Te contamos el detalle para que sepas gestionar proyectos como un experto:
1- Determinar el objetivo
Lo primero que tienes que hacer antes de empezar es determinar cuál es el objetivo por alcanzar. Defínelo con claridad y tenlo siempre presente durante toda la gestión del proyecto. Será tu guía en la toma de decisiones para saber el mejor camino por el que continuar.
2- Organizar el proyecto en distintas etapas
Este es el momento de iniciar el plan para lograr el objetivo. Organiza, planifica y divide el proyecto en diferentes etapas. Analiza tu situación actual y detecta las necesidades y los problemas que pueden ir apareciendo.
Para ejemplificar la división de etapas, pensamos en un proyecto personal de realización de un viaje. Este caso podría estar dividido en al menos tres fases: Planificación, Realización y Documentación posterior al viaje.
3- Estimar las fechas
Una vez definidas las fases del proyecto, necesitas estimar las fechas de inicio y vencimiento de cada una. Esto te brindará una visión global de cuánto te llevará el proyecto y cuánto tiempo requerirás para ejecutarlo.
Cuando hayas creado las tareas que debes cumplir, te tocará también asignar las correspondientes fechas.
4- Registrar las tareas
La siguiente acción es crear una serie de tareas dentro de cada etapa, considerando quiénes son los intervinientes en el proyecto. Aquí puedes ocuparte de investigar los interrogantes que tengas que resolver.
De cada tarea, es bastante probable que abras una o varias subtareas relacionadas. Por lo general, esto sucede cuando hay varios pasos dentro de una tarea.
5- Priorizar tareas críticas o de mayor riesgo
Para confirmar el orden de ejecución de las tareas, te aconsejamos que precises cuáles son las tareas críticas o de mayor riesgo y las destaques con una etiqueta o un número de prioridad. De esta manera, las encontrarás rápidamente y podrás acudir a ellas para resolverlas primero.
6- Asignar las tareas a los responsables
Definidas las prioridades, como administrador del proyecto, tendrás que revisar la lista de integrantes para asignar un responsable a cada tarea. Si es un proyecto personal, puede que se trate de los miembros de tu familia. Y, en caso de un proyecto laboral, elegirás entre los profesionales de tu equipo de trabajo o proveedores que te estén colaborando.
7- Hacer el seguimiento y control necesarios
Durante todo el proyecto, deberás realizar el seguimiento fundamental para controlar que tanto tú como tu equipo estén avanzando correctamente. Este es un paso obligado para asegurarte de cumplir con los tiempos pautados para la finalización del proyecto.
Aunque es posible llevar el control de los proyectos usando métodos variados, a saber: planillas de cálculo u hojas de papel autoadhesivo, si quieres gestionar proyectos como un experto necesitarás utilizar un software fácil, práctico y completo. Especialízate con MyTaskPanel.
