Project Manager - ¿Qué se necesita para ser el mejor?
Lo primero que tengo que confesarte es que no lo sé, pues no soy yo el mejor. Sin embargo, puedo contarte unas cuantas cosas que deberías saber si pretendes mejorar la productividad, sacarle el máximo provecho a tu tiempo y conseguir tus objetivos.
No sé si te ha pasado que a veces te sientes un poco frustrado, que los últimos proyectos que gerenciaste no salieron muy bien, ya sea porque no cumpliste con las fechas pactadas o bien la calidad del código no fue buena, que el tiempo nunca te alcanza o que los recursos son un poco problemáticos, los requerimientos cambiantes o los clientes difíciles de manejar.
La verdad es que para ser un buen project manager debes saber lidiar con estas cuestiones a diario. Si eres de los buenos, esto no te provocará estrés ni te llevará demasiado tiempo. Te cuento aquí algunos trucos para lograrlo.
Antes que nada, te cuento por qué pienso que deberías escucharme. Como ya he contado en alguna otra oportunidad, yo soy actualmente el director de operaciones o COO (Chief Operating Officer) de mi consultora de sistemas. Mi función principal es administrar proyectos. Hace años que me dedico a ello, pero, como muchos, empecé como programador.
Cuando creé mi primera empresa de desarrollo de software, en 1993, yo era el analista funcional, el líder técnico, el programador, el testeador, y, por qué no, también el implementador (estoy seguro que pasaste por algo así si fuiste o eres un emprendedor). Con el correr de los años, mi empresa fue creciendo y llegó un momento en que, muy a mi pesar, tuve que aprender a delegar. Lo primero que contratamos fueron programadores, encargándonos con mi socio de las tareas de análisis y liderazgo. Luego, cuando la cantidad o tamaño de los proyectos se incrementó, contratamos analistas para que se sumen al equipo. Mi socio pasó a ocupar la gerencia comercial y yo me quedé con la técnica y de operaciones.
En algún momento de ese camino, no podría decir con exactitud cuando fue, me encontré liderando los proyectos de mi consultora. No era algo que hubiera elegido, al menos no en forma consciente.
No sé si ese fue exactamente tu caso, probablemente no, pero lo importante es que en ese entonces yo estaba en una posición donde no sabía con certeza cómo actuar ante determinadas circunstancias tan propias de los proyectos informáticos, como las que antes te mencioné. Me llevó años aprender (investigando, leyendo, haciendo cursos o con el clásico método de prueba y error) y convertirme en un buen project manager, algo que hoy en día disfruto sobremanera.
Lo primero que quiero aclarar es que todos los proyectos son complicados, porque la naturaleza del proyecto en sí lo es. Obviamente, los hay mejores y peores. Sin más preámbulos, vamos a los 10 tips que te ayudarán a ser más productivo y cumplir tus objetivos.
Algunos de estos «trucos» son más bien hábitos que deberías adquirir si no es que los tienes ya por naturaleza, otros consisten en la utilización de metodologías o la rigurosa aplicación de probados procesos de gestión de proyectos.
1.- Una naturaleza organizada y estructurada
Dentro de las características que tienes que tener para poder ser un buen administrador, esta es la más importante. El secreto del éxito de la mayoría de los proyectos es mantenerlos bajo control. Sin importar lo que ocurra, siempre deberías poder reorganizar al equipo, los objetivos y las tareas para hacer frente a las circunstancias.
La naturaleza caótica e impredecible de los proyectos debe contrarrestarse con una buena dosis de organización, y tú eres quien debe aportarla. Cuando surja un contratiempo, debes analizar fríamente la raíz del problema y plantear posibles soluciones para solucionarlo. No olvides que lo que todo tu equipo quiere es cumplir con el proyecto. El problema es que a veces no saben qué es lo mejor y tú debes descubrirlo.
2.- Tomar decisiones sin vacilar
Tener una mente abierta y escuchar las opiniones de todos está muy bien. Pero, llegado el momento, deberás tomar una decisión sin vacilar, porque si dudas al respecto, perderás la confianza de tu equipo. Tú estás a cargo, no lo olvides, porque si algo sale mal, te aseguro que te lo recordarán.
3.- Tener empatía y un buen manejo de equipo
Esto no quiere decir que debas caerle bien a todo el mundo (de hecho, yo le caigo mal a mucha gente, ya que soy a veces demasiado directo y transparente, no me gusta perder el tiempo ni andarme con rodeos). Lo que realmente significa es que debes integrarte con tu equipo, liderarlo, pero también comprenderlo y ayudarlo.
El cliente quiere que se cumpla el plan en tiempos y costos, los usuarios quieren un sistema que sientan que ayudaron a diseñar, los desarrolladores se sentirán satisfechos con un sistema bien hecho y que sean reconocidos por ello.
No hay proyecto que termine bien con un equipo mal integrado o liderado. Me atrevo a decir que el 70% del éxito del proyecto depende del equipo de gente que lo conforma. Debes generar un clima de confianza dentro de todo el equipo.
4.- Compromiso con el proyecto
Debes comprometerte a conciencia con el proyecto. Tratar de entender al cliente y qué es realmente lo que necesita. Muchas veces ni él mismo lo sabrá, pero tu función es ayudarlo a que lo descubra y luego construir esa solución. Nunca pierdas de vista el objetivo del proyecto. Cada decisión que tomes deberá contribuir a conseguirlo.
5.- Gestión de riesgos
La mayoría de los proyectos nacen con una serie de riesgos en la planificación muy propios de la naturaleza de un proyecto de desarrollo de software: resistencia del usuario a los cambios, falta de recursos (enfermedades, rotación), inmadurez de la tecnología, poco control de calidad, por nombrar sólo algunos.
Tienes que tomar muy en serio estas cuestiones y realizar una eficiente gestión de los riesgos del proyecto, el cual incluya un plan de contingencia para cada posible eventualidad (en algún momento escribiré un artículo que trate este tema en forma exclusiva).
Una vez le preguntaron a alguien: «¿cómo es que el proyecto se atrasó 3 meses?» La respuesta fue: «día a día».
No dejes que este sea tu caso. Controla la planificación en forma diaria. Si hoy no llegaste a cubrir las metas estimadas, no asumas que mañana recuperarás el tiempo. Replanifica inmediatamente, analiza el incidente ocurrido y trata de incluirlo en la planificación de riesgos.
6.- Usa la metodología adecuada para cada proyecto
Es muy difícil llevar adelante un proyecto sin una planificación adecuada. Dicha planificación debe basarse en la aplicación de una determinada metodología o ciclo de vida del proyecto. Hay muchísimas, y cada una es mejor para un tipo de cliente o tipo de proyecto.
Por ejemplo, para un proyecto de investigación, en el que no es muy claro si un producto es viable o no, lo mejor es un ciclo de vida de desarrollo en espiral o prototipado evolutivo. Para un proyecto conocido y acotado en tiempos (por ejemplo, una migración de una versión anterior de un mismo sistema), probablemente un desarrollo incremental en cascada por etapas sea la opción más apropiada. Para un entorno con requerimientos cambiantes, yo optaría por una metodología ágil (probablemente Scrum). No importa la metodología que elijas, lo importante es elegir alguna y ceñirte a las reglas.
7.- Controla los costos del proyecto
Si te encuentras que estando al 50% del proyecto en cuanto a tiempos, llegaste a desarrollar el 40% de la funcionalidad total y gastaste el 60% del presupuesto, estás en un gran problema.
Incluye como parte de tu rutina una eficiente gestión de costos. No esperes a que sea tarde para plantearlo. Muchas veces, el usuario pide funcionalidades porque no tiene en cuenta los costos o directamente desconoce el impacto del cambio.
8.- Utiliza herramientas de gestión adecuadas
Es muy importante apoyarte en la tecnología para que te ayude a gestionar el proyecto. Para ello, deberás proveerte de un conjunto de herramientas que te faciliten el día a día, no que te lo compliquen. Ten en cuenta que hay herramientas muy completas pero difíciles de usar. Eso hace que pierdas mucho tiempo armando la planificación en ellas. Por otro lado, hay herramientas demasiado simples y, por lo tanto, insuficientes. La respuesta está en el término medio: una herramienta que sea, por sobre todo fácil de usar, pero que a su vez te brinde toda aquella información que te permita mantener el control del proyecto.
9.- Gestión de cambios
Un proyecto de desarrollo invita a los cambios. Es utópico pretender lo contrario. El tema es que algunos cambios, aunque siempre serían seguramente positivos para el sistema, pueden ser muy perjudiciales para la planificación del proyecto o el presupuesto.
La mejor forma de lidiar con ello es crear un grupo de control de cambios, el cual debería estar formado por el cliente, un representante de los usuarios y un líder técnico-funcional. La función de dicho grupo no es ni rechazar ni aprobar a mansalva todos los cambios, sino actuar como un filtro para mantenerlos bajo control. Es decir, si el cambio es positivo, pero implica un retraso de tres semanas en el proyecto y un cierto incremento en el costo del mismo, el grupo debería decidir si lo aprueba o no. Si lo hace, será necesario replanificar. Considera que el problema nunca son los cambios consensuados, sino aquellos que pasan desapercibidos y luego tienen incidencia en el costo o los tiempos.
10.- Capacitación continua
Por último, aunque no menos importante, considera que para ser un buen líder tienes que hablar el lenguaje de todo el equipo: contar con información del negocio para hablar con los usuarios de igual a igual, tener conocimientos técnicos para tratar con los jefes de tecnología e infraestructura, saber de bases de datos, flujos y documentación para poder discutir con los analistas, conocer de metodologías de testing y QA para dirigirte al equipo de control de calidad. En fin, necesitas saber un poco de todo para mantenerte al frente del equipo y que te respeten por ello. La solución a esto es simple: tienes que capacitarte continuamente.
En fin, espero que estas sugerencias te hagan meditar sobre tu actual forma de gestionar los proyectos. Seguramente, no estabas aplicándolas todas. Si lo haces, te aseguro que dispondrás de mucho más tiempo libre para dedicarlo a lo que más desees.
