Cómo gestionar el tiempo como un experto: reglas, estrategias y consejos
Tanto si eres un emprendedor que acaba de comenzar o llevas años con tu negocio, te vendrá bien analizar cómo llevas la gestión de tu tiempo. Saber si el trabajo está siendo productivo o necesitas ajustar la agenda para optimizar las horas. Hoy te contamos reglas, estrategias y consejos para que descubras cómo gestionar el tiempo como un experto.
Reglas de oro
Para lograr un buen manejo del tiempo y una mejor organización, es fundamental que incorpores las siguientes reglas, vinculadas con la planificación y el foco en lo importante.
Manejarse por objetivos y prioridades
Antes que nada, necesitas tener perfectamente claro qué quieres obtener, cuál es tu propósito (personal y profesional). Empieza por definir tus objetivos y arma tu agenda a partir de estas conclusiones.
El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80-20, afirma que el ochenta por ciento de los resultados que se consiguen en la vida vienen de solo el veinte por ciento de las actividades con las que ocupas tu tiempo.
Teniendo en cuenta esta ley, emplea el tiempo en las tareas que te interesen; es decir, prioriza las actividades relacionadas con tus objetivos. Siempre hay excepciones, pero deberías saber con certeza a qué dedicas tus horas.
Determina metas a corto, medio y largo plazo
Previo a fijar las tareas, asigna un tiempo para definir objetivos, decide cuáles serán a corto plazo, cuáles a medio plazo y cuáles a largo plazo. Así, por ejemplo, las actividades que apuntes para la semana deberían estar para cumplir con las metas que tengas a corto plazo.
Todo esto, por más minucioso que parezca, te ayudará a conocer cómo emplear el tiempo de una manera más productiva.
Lista de estrategias para una jornada bien organizada
- Al finalizar una jornada laboral, revisa la agenda con las tareas para el día siguiente. Si crees que existe una actividad o cita que no podrás realizar, elimínala de la agenda o asígnale otra fecha. Si hay una tarea que deberías hacer y que no está contemplada, programa para ella un día y horario.
- Cuando inicies el día, chequea la agenda y confirma las decisiones del punto anterior.
- Revisa los correos pendientes y otras bandejas de entrada que puedan tener mensajes que se traduzcan en tareas de alta prioridad. Ajusta el calendario sobre la base de ello.
- Realiza las actividades de la jornada siguiendo la agenda establecida, ya que es la que define los grandes hitos del día.
- Si durante el día surge un imprevisto, como un llamado o un correo, inclúyelo en una tarea para ejecutar en un momento dado. No es necesario atenderla en ese instante, pero, si así fuera, te sugerimos que reorganices la agenda.
- Evita los correos electrónicos sin leer o pendientes de respuesta en la bandeja de entrada. Si no puedes responder un correo en el momento, decide posponerlo para que aparezca cuando puedas prestarle atención al tema.
- Si tienes actividades que no se resuelven con una única entrada de agenda, crea una tarea y asigna a ella una fecha de seguimiento. Para esto, ten en cuenta el uso de un programa de gestión de proyectos, una herramienta que te permita diferenciar tareas con etiquetas y organizarlas en diferentes grupos.
- Intenta planificar las reuniones con el tiempo justo, entre 15 y 30 minutos es lo ideal.
- Aparta un tiempo entre tarea y tarea o reunión y reunión, a fin de que compenses con ello los imprevistos.
10 tips generales
- Organiza la semana y el día, guíate por prioridades. La matriz de Eisenhower nos recomienda, entre otras palabras, que lo urgente e importante debe realizarse lo antes posible. Si es urgente, pero no importante, prueba con delegarlo. Para lo no urgente e importante, planifica y luego decide si delegar. Pero lo no urgente y no importante, delégalo directamente o bórralo de la agenda.
- Delega siempre que sea posible.
- Mide qué tareas llevan más tiempo y decide si es realmente necesario; analiza si puedes optimizar el tiempo de la tarea o delegar su ejecución.
- Apunta día y hora de TODO (reuniones, tareas, citas, etc.). No dejes nada sin planificar, asigna un lugar en tu agenda a cada pendiente.
- Focaliza tu atención en cada actividad por realizar, no aceptes interrupciones (salvo mínimas situaciones, como una consulta rápida).
- Mantén un espacio de trabajo ordenado, tanto el lugar y los elementos físicos, como los documentos y los sitios digitales.
- Fija horarios: no sirve trabajar más de ocho horas por día y ser ineficiente, porque eso no es sostenible en el tiempo.
- Jamás olvides que lo fundamental es mantener un buen balance entre trabajo y ocio para poder tener un bajo nivel de estrés y ser más productivo.
- Si sientes que necesitas más tiempo, trata de comenzar el día una hora antes.
- Complementa el uso del calendario digital con un gestor de proyectos que te ayude a tener una visión global de tu trabajo diario.
Antes de cerrar, vale la pena destacar que para gestionar el tiempo como un experto la clave principal es marcarse objetivos y prioridades. Siguiendo esto, el resto será más sencillo. Te ocuparás primero de las tareas urgentes, sin apartar el foco de lo verdaderamente importante. En fin, aprovecha MyTaskPanel para organizar tus actividades y optimizar el tiempo que tienes.
