Aprende a gestionar varios proyectos al mismo tiempo
Es cierto que para llevar varios proyectos a la vez es fundamental que cada uno de ellos esté bien administrado. Si eres el gestor o administrador de los proyectos, deberías contar con una visión general de todos ellos y hablar con cada project manager cuando algo no funciona. Asimismo, tendrías que mantener siempre una buena organización y, para esto, deberías acceder a un software que lo permita. Hoy te contamos las claves para gestionar varios proyectos al mismo tiempo.
10 Claves para gestionar con éxito varios proyectos al mismo tiempo
- Agrupación de proyectos. Es ideal que puedas agrupar los proyectos siguiendo un criterio según tus necesidades y preferencias, a saber: cuentas con clientes, áreas o nichos de mercado. El objetivo principal es poder identificar los distintos grupos de proyectos de forma rápida y visual.
- Planificación realista y estructurada. Trata de realizar una planificación en fases, etapas y módulos, cada uno compuesto por una determinada cantidad de sprints por realizar. Cada sprint apunta a obtener una serie de características o tareas cumplidas en un cierto plazo.
- Priorización de los aspectos críticos o complejos. Al momento de planificar, apunta al principio los aspectos más complejos o críticos para cada proyecto, a fin de minimizar los posibles riesgos. El mayor peligro está en conseguir los objetivos más difíciles de entender y/o ejecutar.
- Asignación de fechas de vencimiento. Es fundamental acotar el proyecto en tiempos. Asigna una fecha de vencimiento a cada fase, etapa y módulo, luego decidirás los sprints que componen cada entrega considerando los principios de agile. Adapta las fechas al tipo de proyecto y las necesidades; procura ser realista.
- Formación de un equipo. Este es un factor clave para el éxito. Cuando los proyectos fracasan, en general lo hacen porque no cuentan con un equipo bien comunicado. Si eres el gestor o administrador de todos los proyectos, deberías darle autonomía al equipo para tomar decisiones con respecto a cada proyecto, expresa confianza.
- Participación y compromiso del equipo. Asegúrate de que no solo sean profesionales a cargo, sino que sea un equipo comprometido que da su opinión. Tienes que motivar al equipo para que asuma sus responsabilidades y se anime a participar.
- Asignación de un responsable para el control. Cada proyecto debería contar con un responsable de revisar y controlar (project manager, scrum master, project leader, el nombre dependerá de la metodología empleada). Esta persona tiene que estar capacitada para el rol, tener una visión más amplia.
- Asignación de un líder técnico. Si hablamos de proyectos tecnológicos, es recomendable contar con un arquitecto o líder técnico, una figura de apoyo para el resto del equipo. Es el encargado de bajar a tierra los requerimientos y controlar a los desarrolladores para asegurarse que la calidad, la arquitectura y las decisiones técnicas sean las adecuadas.
- Transparencia y comunicación con el cliente. Establece como norma la total transparencia y comunicación a lo largo de todo el proyecto. Si existe un desvío, lo mejor es volver a planificar sin perder tiempo y hablar al respecto con el cliente, sin ocultarle nada, para tomar medidas lo antes posible.
- Visibilidad particular y general hasta el final. Nunca pierdas la visibilidad de cada proyecto en particular (mantén a la mano una hoja de ruta) y de todos los proyectos en general (dispón de una vista de alto nivel). Deberías poder ver en qué fase está cada proyecto y pedir feedback al cliente.
6 problemas que deberías evitar
- Planificación poco realista. Presta especial atención para evitar planificar de manera incorrecta y equivocar la estimación del tiempo de entrega. No crees falsas expectativas, ajustarse a la realidad es prioritario.
- Falta de claridad en los roles o las responsabilidades. Necesitas fijar las tareas de cada miembro del equipo de la forma más detallada y delimitada posible.
- Deficiente comunicación entre los miembros del equipo. Por lo general, la mala comunicación está relacionada con un equipo liderado de manera incorrecta.
- Falta de entendimiento. Cuando los requerimientos no se entienden o se prestan a la confusión, te tocará trabajar por etapas y tener reuniones con los clientes para despejar todo tipo de dudas.
- Desconfianza en el equipo. Como líder, tienes que creer en los miembros de tu equipo, confiar en que son capaces de llevar adelante el proyecto. Caso contrario, el equipo puede estresarse y no responder como lo estás esperando.
- Falta de visibilidad. Durante todo el proyecto, deberías ser transparente con el cliente y contarle acerca del estado de los proyectos, compartir los avances y enseñárselo lo más seguido posible.
Resumiendo, gestionar varios proyectos al mismo tiempo y tener éxito depende de los siguientes conceptos: organización y planificación eficientes, equipo bien liderado y comunicado, y transparencia de los avances con el cliente. Y si, además, sumamos un programa de gestión fácil e intuitivo, poco quedará para agregar. Prueba MyTaskPanel totalmente gratis.
