5 claves para gestionar proyectos en menos tiempo
Como líder o gestor de proyectos, estamos seguros de que te estarás enfrentando a varios y diferentes proyectos, unos más complejos que otros. La verdad es que si quieres cumplir con todos en el tiempo estimado necesitarás saber algunos secretos para acortar la duración de cada uno y aumentar tu productividad. Hoy te contamos cuáles son nuestras claves para gestionar proyectos en menos tiempo, utilizando MyTaskPanel o cualquier otro programa de gestión similar.
1. Elimina las distracciones
Para mantenerte enfocado en el trabajo actual, archiva los proyectos que no estés usando. Limpia tu tablero de tal manera que cuentes solo con los proyectos activos. Caso contrario, podrás confundirte y acudir a tareas que no se estén ejecutando, acción que retrasaría tu trabajo.
2. Identifica los proyectos
Con el fin de diferenciar los proyectos, ya sea por áreas, tamaño, importancia, clase, clientes, distribuidores o proveedores, te aconsejamos que los identifiques con distintos colores, etiquetas o nomenclaturas. De esta forma, tendrás una visión clara y rápida de la variedad de tus proyectos en curso.
3. Organiza y completa las iteraciones
Divide cada proyecto en una serie de iteraciones o etapas. Es fundamental que les asignes a cada una su fecha de inicio y de finalización correspondientes. Dentro de cada iteración, crea las tareas dentro de cada grupo o columnas del tablero Kanban. Puedes también asignarle etiquetas a cada tarjeta para diferenciarlas. Trabajando de manera metódica y ordenada, llegarás a buen puerto.
4. Define a los responsables de la ejecución
Una vez que hayas creado las tareas del proyecto, ten en cuenta que te tocará asignar cada una a un responsable. Esas personas serán las encargadas de ejecutar las tareas para que avancen de estado en estado (To do, Doing, Done). Serán, además, quienes te libren de actualizar las tareas con comentarios apropiados y fechas de control.
5. Controla el trabajo
Debes tratar de controlar a los líderes de equipo y no a cada recurso, porque son los líderes quienes controlan a esos recursos. En otras palabras, tienes que delegar las tareas a los encargados de realizarlas. Aprovecha las análiticas y los gráficos (Dashboard, Timeline, etc.) para revisar las fechas y los porcentajes de avance y de desvío si lo hubiera.
Resumiendo, gestionar proyectos en menos tiempo es factible si te acostumbras a seguir un método de trabajo organizado y delegas a cada responsable las tareas diarias siempre que sea posible.
Recuerda que MyTaskPanel es el programa de gestión más sencillo, completo y ágil.
